In de Auto Attendant zorg jij door middel van het aanmaken van menu’s dat er over de gehele dag precies gebeurd wat jij wil met jouw bellers.
- Een Auto Attendant aanmaken
- Instellingen van de Auto Attendant aanpassen
- Kantooruren
- Buiten kantooruren
- Kantooruren aanmaken
Een Auto Attendant aanmaken
- Login in Blue Connect.
- Klik op Auto Attendant.
- Klik op + Auto Attendant aanmaken.
- Geef de Auto Attendant een naam.
- Vul een toestelnummer in.
- Geef aan voor welk telefoonnummer deze auto attendant af moet gaan.
- Bij Tijdzone zet je standaard op Amsterdam, tenzij je wil dat er de tijdzone van een ander land moet worden gevolgd.
- Bij Locatie geef je aan voor welke vestiging/fysieke locatie van jouw collega’s deze auto attendant is.
- Druk op Auto Attendant aanmaken.
Let op! Dit moet een nummer zijn wat jij nog niet eerder hebt gebruikt.
Tip! Toets eerst 1 nummer in, daarna krijg je na een paar seconden alle al gebruikte nummers te zien. Zo kan je heel makkelijk een nieuw nummer vinden.
Instellingen van de Auto Attendant aanpassen
Kantooruren
Hierin staan menu's met instructies voor gespreksroutering en roosters die wekelijks worden herhaald. Om hier aanpassingen in te doen, druk je op de drie stippen in het kantooruren blok en kies je voor bewerken.
- Je kan hier de Naam kantooruren aanpassen.
- Bij Schema geef je de werktijden en -dagen op.
- Bij Status kan je dit blok uitzetten door op ingeschakeld te drukken.
Jouw menu is ingeschakeld en wordt meegenomen in de gespreksroutering
Jouw menu is uitgeschakeld en wordt niet meegenomen in de gespreksroutering.
Vervolgens ga je aangeven wat er met de telefonie moet gebeuren als er gebeld wordt tijdens het tijdsblok wat jij zojuist hebt ingevuld.
- Klik bij begroeting op het voorbeeldbestand: ‘greeting.ogg’.
- Bij Kies opties kies je voor begroeting uploaden of begroeting opnemen.
- Druk op + Voeg bestand toe.
- Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld Keuzemenu melding.
- Vink het vakje daaronder aan als je akkoord bent met wat daar beschreven wordt.
- Klik op Uploaden.
- Volg de stappen die daaronder beschreven staan. Let op! Je hebt een pincode nodig. Zorg dat je deze eerst hebt voor je verder gaat. Door te klikken op de beschreven url, kom je bij de juiste pincode terecht.
- Klik op Uploaden.
Begroeting uploaden
Begroeting opnemen
- We gaan nu de keuzes toevoegen.
- Je hebt hiervoor twee acties die je kan uitvoeren.
- Gesprek doorzetten naar.
- Dit kan één persoon zijn (gebruiker), misschien een groep personen (basis belgroep), een voicemail, een herhaling van de begroeting en nog veel meer andere opties.
- Zodra je van één van die keuzes kiest ben je klaar of krijg je de optie Bestemming te zien. Hier vul je in welke gebruiker of groep mensen jij wil dat de telefoon opneemt bij die keuze.
- Druk tot slot op Wijzigingen opslaan.
- Maak submenu aan.
- Ben je klaar met jouw keuzemenu? Het wordt automatisch opgeslagen.
- Tot slot de Time-out. Hier kan jij het aantal seconden invullen hoelang de beller heeft om te de melding af te luisteren en te kiezen. De teller start dus op het moment dat jouw melding start.
- Bij Doorzetten naar geef jij aan wat er moet gebeuren met bellers die niet gekozen hebben binnen het opgegeven tijdsvlak bij Time-out. Je hebt keuze uit dezelfde opties als hiervoor bij Gesprek doorzetten naar. Je zou bellers een voicemail kunnen laten horen of doorzetten naar een belgroep die al onder de keuzes valt zodat ze in ieder geval iemand te spreken krijgen.
Let op. Krijg jij niet de juiste optie? Dan zou je deze waarschijnlijk eerst nog moeten toevoegen.
De tweede optie is een submenu aanmaken. Je voegt dan een extra keuzemenu toe aan het al bestaande keuzemenu. Dit is bijvoorbeeld handig als jij telefonie met meerdere talen levert. In het eerste menu laat je dan voor een taal kiezen en in alle submenu’s laat je in de gekozen taal keuzes horen waaruit gekozen kan worden.
Als je op het plusteken voor je submenu drukt, krijg je alle opties te zien om deze menu’s in te vullen.
Let op! Als je voor Begroeting herhalen kiest, wordt het keuzemenu NIET herhaalt, alleen de begroeting. De Time-out optie is bij meerdere modules in te regelen, vandaar dat je deze optie hebt, maar in dit geval niet werkt zoals jij wil.
- Wil je geen begroeting? Hover dan op het geluidsbestand en druk op het kruisje:
- Wil je wel een begroeting? Klik bij begroeting op het voorbeeldbestand: ‘greeting.ogg’.
- Bij Kies opties kies je voor begroeting uploaden of begroeting opnemen.
- Druk op + Voeg bestand toe.
- Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld Welkomstmelding.
- Vink het vakje daaronder aan als je akkoord bent met wat daar beschreven wordt.
- Klik op Uploaden.
- Volg de stappen die daaronder beschreven staan. Let op! Je hebt een pincode nodig. Zorg dat je deze eerst hebt voor je verder gaat. Door te klikken op de beschreven url, kom je bij de juiste pincode terecht.
- Klik op Uploaden.
- Haal vervolgens alle opties leeg. Dat zou er dan zo uit moeten zien als de afbeelding hieronder.
- Tot slot gaan we de Time-out gebruiken om de beller wel te brengen waar je deze wil hebben.
- Klik op het bestandstype achter Time-out.
- Zet de Time-out op 0 seconden.
- Bij Doorzetten naar geef jij aan wat er moet gebeuren met jouw bellers. Je zou bellers een voicemail kunnen laten horen of doorzetten naar een belgroep die al onder de keuzes valt zodat ze iemand te spreken krijgen.
- Druk op Wijzigingen opslaan.
Begroeting uploaden
Begroeting opnemen
Buiten kantooruren
Als jij jouw kantooruren hebt ingevuld, is het nu nog de taak om te bekijken wat je wil wat er buiten die kantooruren gebeurd.
- Klik op de drie stippen in het Buiten kantooruren menu en kies voor Bewerken.
- Je kan hier de Naam Buiten kantooruren aanpassen.
- Bij Schema kan je niks aanpassen. Geen zorgen, die 24/7 staat niet voor de hele dag. Deze kan je lezen als alle momenten die je niet in de blokken daarboven hebt ingesteld. Als je dus elke werkdag van 8 tot 5 open bent, dan pakt dit blok alle tijden en dagen daarbuiten.
- Bij Status kan je in dit geval ook niks. Dit blok zou altijd actief moeten zijn zodat jouw klanten niet het gevoel krijgen dat jouw telefoonnummer niet bereikbaar is.
Vervolgens ga je aangeven wat er met de telefonie moet gebeuren als er gebeld wordt tijdens het tijdsblok wat jij in de menu’s daarboven nog niet hebt ingesteld.
- Klik bij begroeting op het voorbeeldbestand: ‘greeting.ogg’.
- Bij Kies opties kies je voor begroeting uploaden of begroeting opnemen.
- Druk op + Voeg bestand toe.
- Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld Keuzemenu melding buiten.
- Vink het vakje daaronder aan als je akkoord bent met wat daar beschreven wordt.
- Klik op Uploaden.
- Volg de stappen die daaronder beschreven staan. Let op! Je hebt een pincode nodig. Zorg dat je deze eerst hebt voor je verder gaat. Door te klikken op de beschreven url, kom je bij de juiste pincode terecht.
- Klik op Uploaden.
Begroeting uploaden
Begroeting opnemen
- We gaan nu de keuzes toevoegen.
- Je hebt hiervoor twee acties die je kan uitvoeren.
- Gesprek doorzetten naar.
- Dit kan één persoon zijn (gebruiker), misschien een groep personen (basis belgroep), een voicemail, een herhaling van de begroeting en nog veel meer andere opties.
- Zodra je van één van die keuzes kiest ben je klaar of krijg je de optie Bestemming te zien. Hier vul je in welke gebruiker of groep mensen jij wil dat de telefoon opneemt bij die keuze.
- Druk tot slot op Wijzigingen opslaan.
- Maak submenu aan.
- Ben je klaar met jouw keuzemenu? Het wordt automatisch opgeslagen.
- Tot slot de Time-out. Hier kan jij het aantal seconden invullen hoelang de beller heeft om te de melding af te luisteren en te kiezen. De teller start dus op het moment dat jouw melding start.
- Bij Doorzetten naar geef jij aan wat er moet gebeuren met bellers die niet gekozen hebben binnen het opgegeven tijdsvlak bij Time-out. Je hebt keuze uit dezelfde opties als hiervoor bij Gesprek doorzetten naar. Je zou bellers een voicemail kunnen laten horen of doorzetten naar een belgroep die al onder de keuzes valt zodat ze in ieder geval iemand te spreken krijgen.
Let op. Krijg jij niet de juiste optie? Dan zou je deze waarschijnlijk eerst nog moeten toevoegen.
De tweede optie is een submenu aanmaken. Je voegt dan een extra keuzemenu toe aan het al bestaande keuzemenu. Dit is bijvoorbeeld handig als jij telefonie met meerdere talen levert. In het eerste menu laat je dan voor een taal kiezen en in alle submenu’s laat je in de gekozen taal keuzes horen waaruit gekozen kan worden.
Als je op het plusteken voor je submenu drukt, krijg je alle opties te zien om deze menu’s in te vullen.
Let op! Als je voor Begroeting herhalen kiest, wordt het keuzemenu NIET herhaalt, alleen de begroeting. De Time-out optie is bij meerdere modules in te regelen, vandaar dat je deze optie hebt, maar in dit geval niet werkt zoals jij wil.
- Wil je geen begroeting? Hover dan op het geluidsbestand en druk op het kruisje:
- Wil je wel een begroeting? Klik bij begroeting op het voorbeeldbestand: ‘greeting.ogg’.
- Bij Kies opties kies je voor begroeting uploaden of begroeting opnemen.
- Druk op + Voeg bestand toe.
- Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld Welkomstmelding.
- Vink het vakje daaronder aan als je akkoord bent met wat daar beschreven wordt.
- Klik op Uploaden.
- Volg de stappen die daaronder beschreven staan. Let op! Je hebt een pincode nodig. Zorg dat je deze eerst hebt voor je verder gaat. Door te klikken op de beschreven url, kom je bij de juiste pincode terecht.
- Klik op Uploaden.
- Haal vervolgens alle opties leeg. Dat zou er dan zo uit moeten zien als de afbeelding hieronder.
- Tot slot gaan we de Time-out gebruiken om de beller wel te brengen waar je deze wil hebben.
- Klik op het bestandstype achter Time-out.
- Zet de Time-out op 0 seconden.
- Bij Doorzetten naar geef jij aan wat er moet gebeuren met jouw bellers. Je zou bellers een voicemail kunnen laten horen of doorzetten naar een belgroep die al onder de keuzes valt zodat ze iemand te spreken krijgen.
- Druk op Wijzigingen opslaan.
Begroeting uploaden
Begroeting opnemen
Kantooruren aanmaken
Jij hebt nu jouw kantooruren en buiten kantooruren ingesteld. Daarnaast wil je dat er zaken nog anders lopen. Bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze van 12 tot 1 uur.
- Klik op + Kantooruren aanmaken.
- Bij Naam geef je dit menu een benaming.
- Bij Schema geef je de werktijden en -dagen op. In dit voorbeeld geef ik de lunchtijden op.
- Druk op Wijzigingen opslaan.
- Bij Menu-opties kan je heel handig eerdere keuzemenu’s kopiëren naar dit menu.
- Mocht een ander menu wat je hebt dus exact dezelfde routering hebben of lijkt dit erop, dan raden wij jou aan om bij Link naar een bestaand menu dat menu te selecteren.
- Lijken de andere menu’s totaal niet op het menu wat jij nu wil aanmaken, kies dan voor Maak een nieuw menu aan.
- Bij Voorbeelden weergeven kan je heel makkelijk kijken hoe het vorige gekozen menu eruit ziet.
- Klik als je klaar bent op Volgende.
- Je zit nu in jouw nieuw gemaakte menu. Naam en Schema zijn al ingevuld.
- Bij Status kan je dit blok uitzetten door op ingeschakeld te drukken.
Jouw menu is ingeschakeld en wordt meegenomen in de gespreksroutering
Jouw menu is uitgeschakeld en wordt niet meegenomen in de gespreksroutering.
- Bij Menu-opties kan jij jouw keuzemenu vervolgens aanpassen.
- Klik bij begroeting op het voorbeeldbestand: ‘greeting.ogg’.
- Bij Kies opties kies je voor begroeting uploaden of begroeting opnemen.
- Druk op + Voeg bestand toe.
- Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld Keuzemenu melding buiten.
- Vink het vakje daaronder aan als je akkoord bent met wat daar beschreven wordt.
- Klik op Uploaden.
- Volg de stappen die daaronder beschreven staan. Let op! Je hebt een pincode nodig. Zorg dat je deze eerst hebt voor je verder gaat. Door te klikken op de beschreven url, kom je bij de juiste pincode terecht.
- Klik op Uploaden.
Begroeting uploaden
Begroeting opnemen
- We gaan nu de keuzes toevoegen.
- Je hebt hiervoor twee acties die je kan uitvoeren.
- Gesprek doorzetten naar.
- Dit kan één persoon zijn (gebruiker), misschien een groep personen (basis belgroep), een voicemail, een herhaling van de begroeting en nog veel meer andere opties.
- Zodra je van één van die keuzes kiest ben je klaar of krijg je de optie Bestemming te zien. Hier vul je in welke gebruiker of groep mensen jij wil dat de telefoon opneemt bij die keuze.
- Druk tot slot op Wijzigingen opslaan.
- Maak submenu aan.
- Ben je klaar met jouw keuzemenu? Het wordt automatisch opgeslagen.
- Tot slot de Time-out. Hier kan jij het aantal seconden invullen hoelang de beller heeft om te de melding af te luisteren en te kiezen. De teller start dus op het moment dat jouw melding start.
- Bij Doorzetten naar geef jij aan wat er moet gebeuren met bellers die niet gekozen hebben binnen het opgegeven tijdsvlak bij Time-out. Je hebt keuze uit dezelfde opties als hiervoor bij Gesprek doorzetten naar. Je zou bellers een voicemail kunnen laten horen of doorzetten naar een belgroep die al onder de keuzes valt zodat ze in ieder geval iemand te spreken krijgen.
Let op. Krijg jij niet de juiste optie? Dan zou je deze waarschijnlijk eerst nog moeten toevoegen.
De tweede optie is een submenu aanmaken. Je voegt dan een extra keuzemenu toe aan het al bestaande keuzemenu. Dit is bijvoorbeeld handig als jij telefonie met meerdere talen levert. In het eerste menu laat je dan voor een taal kiezen en in alle submenu’s laat je in de gekozen taal keuzes horen waaruit gekozen kan worden.
Als je op het plusteken voor je submenu drukt, krijg je alle opties te zien om deze menu’s in te vullen.
Let op! Als je voor Begroeting herhalen kiest, wordt het keuzemenu NIET herhaalt, alleen de begroeting. De Time-out optie is bij meerdere modules in te regelen, vandaar dat je deze optie hebt, maar in dit geval niet werkt zoals jij wil.
- Wil je geen begroeting? Hover dan op het geluidsbestand en druk op het kruisje:
- Wil je wel een begroeting? Klik bij begroeting op het voorbeeldbestand: ‘greeting.ogg’.
- Bij Kies opties kies je voor begroeting uploaden of begroeting opnemen.
- Druk op + Voeg bestand toe.
- Geef het bestand een naam. Bijvoorbeeld Welkomstmelding.
- Vink het vakje daaronder aan als je akkoord bent met wat daar beschreven wordt.
- Klik op Uploaden.
- Volg de stappen die daaronder beschreven staan. Let op! Je hebt een pincode nodig. Zorg dat je deze eerst hebt voor je verder gaat. Door te klikken op de beschreven url, kom je bij de juiste pincode terecht.
- Klik op Uploaden.
- Haal vervolgens alle opties leeg. Dat zou er dan zo uit moeten zien als de afbeelding hieronder.
- Tot slot gaan we de Time-out gebruiken om de beller wel te brengen waar je deze wil hebben.
- Klik op het bestandstype achter Time-out.
- Zet de Time-out op 0 seconden.
- Bij Doorzetten naar geef jij aan wat er moet gebeuren met jouw bellers. Je zou bellers een voicemail kunnen laten horen of doorzetten naar een belgroep die al onder de keuzes valt zodat ze iemand te spreken krijgen.
- Druk op Wijzigingen opslaan.
Begroeting uploaden
Begroeting opnemen
Als je klaar bent, slaat het systeem automatisch op. Je kan eventueel meer Kantooruren aanmaken door nogmaals op de + Kantooruren aanmaken knop te drukken.
Verbeteringen
Wij ontwikkelen voor en met jou als klant. Hierbij wordt alle feedback gewaardeerd. Heb je zelf een suggestie hoe wij onze producten kunnen verbeteren geef dit dan aan door feedback te geven of contact met ons op te nemen.
Contact Kom je er met onze hulppagina’s toch niet helemaal uit, bel ons dan op 050 700 9940.