Hoe voeg je een Auto Attendant toe?

In de Auto Attendant zorg jij door middel van het aanmaken van menu’s dat er over de gehele dag precies gebeurd wat jij wil met jouw bellers.

• Een Auto Attendant aanmaken
• Instellingen van de Auto Attendant aanpassen
• Kantooruren
• Buiten kantooruren
• Kantooruren aanmaken

Een Auto Attendant aanmaken

• Login in Blue Connect.
• Klik op Auto Attendant.
• Klik op + Auto Attendant aanmaken.

• Geef de Auto Attendant een naam.
• Vul een toestelnummer in.

Let op! Dit moet een nummer zijn wat jij nog niet eerder hebt gebruikt.

Tip! Toets eerst 1 nummer in, daarna krijg je na een paar seconden alle al gebruikte nummers te zien. Zo kan je heel makkelijk een nieuw nummer vinden.


• Geef aan voor welk telefoonnummer deze auto attendant af moet gaan.
• Bij Tijdzone zet je standaard op Amsterdam, tenzij je wil dat er de tijdzone van een ander land moet worden gevolgd.
• Bij Locatie geef je aan voor welke vestiging/fysieke locatie van jouw collega’s deze auto attendant is.
• Druk op Auto Attendant aanmaken.

Instellingen van de Auto Attendant aanpassen

Kantooruren

Hierin staan menu's met instructies voor gespreksroutering en roosters die wekelijks worden herhaald. Om hier aanpassingen in te doen, druk je op de drie stippen in het kantooruren blok en kies je voor bewerken.

• Je kan hier de Naam kantooruren aanpassen.
• Bij Schema geef je de werktijden en -dagen op.
• Bij Status kan je dit blok uitzetten door op ingeschakeld te drukken.


Jouw menu is ingeschakeld en wordt meegenomen in de gespreksroutering



Jouw menu is uitgeschakeld en wordt niet meegenomen in de gespreksroutering.

Vervolgens ga je aangeven wat er met de telefonie moet gebeuren als er gebeld wordt tijdens het tijdsblok wat jij zojuist hebt ingevuld.

Buiten kantooruren

Als jij jouw kantooruren hebt ingevuld, is het nu nog de taak om te bekijken wat je wil wat er buiten die kantooruren gebeurd.

• Klik op de drie stippen in het Buiten kantooruren menu en kies voor Bewerken.

• Je kan hier de Naam Buiten kantooruren aanpassen.
• Bij Schema kan je niks aanpassen. Geen zorgen, die 24/7 staat niet voor de hele dag. Deze kan je lezen als alle momenten die je niet in de blokken daarboven hebt ingesteld. Als je dus elke werkdag van 8 tot 5 open bent, dan pakt dit blok alle tijden en dagen daarbuiten.
• Bij Status kan je in dit geval ook niks. Dit blok zou altijd actief moeten zijn zodat jouw klanten niet het gevoel krijgen dat jouw telefoonnummer niet bereikbaar is.

Vervolgens ga je aangeven wat er met de telefonie moet gebeuren als er gebeld wordt tijdens het tijdsblok wat jij in de menu’s daarboven nog niet hebt ingesteld.

Kantooruren aanmaken

Jij hebt nu jouw kantooruren en buiten kantooruren ingesteld. Daarnaast wil je dat er zaken nog anders lopen. Bijvoorbeeld tijdens de lunchpauze van 12 tot 1 uur.

• Klik op + Kantooruren aanmaken.

• Bij Naam geef je dit menu een benaming.
• Bij Schema geef je de werktijden en -dagen op. In dit voorbeeld geef ik de lunchtijden op.
• Druk op Wijzigingen opslaan.

• Bij Menu-opties kan je heel handig eerdere keuzemenu’s kopiëren naar dit menu.
• Mocht een ander menu wat je hebt dus exact dezelfde routering hebben of lijkt dit erop, dan raden wij jou aan om bij Link naar een bestaand menu dat menu te selecteren.
• Lijken de andere menu’s totaal niet op het menu wat jij nu wil aanmaken, kies dan voor Maak een nieuw menu aan.
• Bij Voorbeelden weergeven kan je heel makkelijk kijken hoe het vorige gekozen menu eruit ziet.
• Klik als je klaar bent op Volgende.
• Je zit nu in jouw nieuw gemaakte menu. Naam en Schema zijn al ingevuld.
• Bij Status kan je dit blok uitzetten door op ingeschakeld te drukken.

Jouw menu is ingeschakeld en wordt meegenomen in de gespreksroutering

Jouw menu is uitgeschakeld en wordt niet meegenomen in de gespreksroutering.

• Bij Menu-opties kan jij jouw keuzemenu vervolgens aanpassen.

Als je klaar bent, slaat het systeem automatisch op. Je kan eventueel meer Kantooruren aanmaken door nogmaals op de + Kantooruren aanmaken knop te drukken.