• Deze functie noemen wij de nachtmodus
• Hoe voeg je deze nachtmodus toe?
• Hoe schakel je de Nachtmodus aan- en uit?
• Nachtmodus activeren of uitzetten via portal
• Nachtmodus activeren of uitzetten via Toestel
• Nachtmodus activeren of uitzetten door het jouw toestel te bellen

Deze functie noemen wij de nachtmodus

Nachtmodus is een functie op telefoons met een speciale knop. Als je deze knop indrukt, wordt de Nachtmodus ingeschakeld. De Nachtmodus regelt telefoongesprekken op basis van bepaalde regels die je hebt ingesteld. Je kunt dingen zoals automatische antwoorden, basisgroepen en geavanceerde groepen instellen in de Nachtmodus. Wanneer je de Nachtmodus activeert, worden alle instellingen die je hebt ingesteld geactiveerd, en worden telefoongesprekken op een andere manier afgehandeld.

Hoe voeg je deze nachtmodus toe?

Volg de onderstaande instructies om de Nachtmodus in te stellen. In het voorbeeld gaan we een snelle manier toevoegen om de lunchpauze in te stellen voor meerdere groepen.

• Login in Blue
• Klik op Instellingen.
• Ga naar Nachtmodusprofielen.
• Klik op Creëer profiel.

Profiel

• Naam: Geef de nachtmodus optie een naam zodat jij weet wat dit inhoud, vooral als je er meer wil aanmaken.
• Toestelnummer: Deze telefoon gebruik je om de functie in te schakelen.
• PIN: Deze gebruik je om de functie aan- en uit te zetten.
• Taal: In welke taal wil je dat aangegeven wordt dat je de functie aan- en uit wil zetten/pin code in wil voeren.
• Druk op Creëer profiel.

• Daarna ga je naar de volgende optie, daar geef je aan wat er gebeurd als je de nachtmodus aanzet.

Aan het doorsturen

Hier kan je aangeven voor welke Groep(en) of Auto-Attendent(s) deze nachtmodus ingesteld moet worden.

Druk op Doorschakelen toevoegen om een doorschakeling aan te maken. Je kiest eerst voor een Auto-attendant of een groep waarvoor jij deze nachtmodus in wil kunnen stellen op elk gewenst moment. Dit doe je bij Naam(voer objectnaam in).

1. Auto-Attendant

De Auto Attendant heeft al een mechanisme dat is ontworpen om 'nachtelijke' telefoongesprekken op te vangen, en dit is het menu Buiten kantooruren. Wanneer je deze in de nachtmodus zet, begint de Auto Attendant alle oproepen naar het menu Buiten kantooruren te sturen. Werkt deze optie niet voor je, dan kan je één of meerdere groepen toevoegen van deze Auto-Attendant en daar aangeven wat je wil dat er gebeurd.


2. Groepen

In vergelijking met Auto-Attendants gedragen groepen zich anders wanneer ze worden ingesteld op de Nachtmodus. Voordat de Nachtmodus wordt geactiveerd, dien je eerst een alternatieve bestemming op te geven waar de oproepen naartoe moeten worden doorgestuurd. Nadat de bestemming is aangewezen en de Nachtmodus is geactiveerd, worden oproepen naar die groep automatisch doorgestuurd naar de opgegeven alternatieve bestemming.

Als je voor een groep kiest, dan zijn er verschillende opties waar je naar kan doorschakelen. Als je kiest voor de groep, krijg je die opties te zien bij Doorsturen naar.

Doorsturen naar

Groepen kunnen worden doorgestuurd naar verschillende soorten bestemmingen, zoals telefoonnummers, gebruikers, automatische assistenten, andere groepen, bronnen, virtuele extensies, voicemailboxen, bedrijfsvoicemailboxen, geavanceerde groepen, of simpelweg ophangen. Bovendien is het ook mogelijk om oproepen door te sturen naar de voicemail van specifieke objecten, zoals Gebruikers-VM, Auto Attendant-VM, Basis/Geavanceerde Groep-VM, of Resource-VM.

Let op! Gebruikers kunnen geen doorschakeling tussen groepen toevoegen. Als groep 1 doorsturen naar groep 2 heeft, kan groep 2 geen doorschakeling instellen om door te sturen naar groep 1. Dit komt omdat er dan een loop kan ontstaan en dan krijg je niet het gewenste effect.

Bij deze stap geef je dus aan wat er met de groep moet gebeuren. In ons voorbeeld wil ik dat als de groep Support Medewerkers aangesproken wordt, deze naar de Voicemailbox gaat tijdens de lunchpauze.

Daarna druk je op Doorschakelen toevoegen. Je nachtmodus is nu aangemaakt. Je kan meerdere groepen of Auto-Attendants toevoegen mocht je meer hebben waarbij hetzelfde moet gebeuren. Druk dan weer op Doorschakelen toevoegen. In ons geval kan het bijvoorbeeld zijn dat de Technische Medewerkers ook op pauze gaan op hetzelfde moment.

Hoe schakel je de Nachtmodus aan- en uit?

Er zijn meerdere manieren om dit voor elkaar te krijgen.

Nachtmodus activeren of uitzetten via portal

Activeren

• Login in Blue
• Klik op Instellingen.
• Ga naar Nachtmodusprofielen.
• Klik op de toggle achter de Nachtmodus die je wil activeren.

• Klik op bevestigen en de nachtmodus is geactiveerd tot je deze weer uitzet.

Uitzetten

• Login in Blue
• Klik op Instellingen.
• Ga naar Nachtmodusprofielen.
• Klik op de toggle achter de Nachtmodus die je wilt uitzetten.

• Klik op bevestigen en de nachtmodus is uit. De telefonie loopt weer zoals je dit ingesteld hebt in de Auto-Attendant(s).

Nachtmodus activeren of uitzetten via Toestel

Stel een sneltoets in op jouw toestel

• Login in Blue
• Klik op Instellingen.
• Klik op Toestellen.
• Klik op het toestel wat jij wil instellen om deze nachtmodus aan- en uit te kunnen zetten.
• Klik op Lijntoetsen.
• Zoek naar een toets waarachter Actie staat. Klik op Actie.

• Actie: Nachtmodus
• Profiel: De zojuist aangemaakte nachtmodus. In ons geval heet deze Lunchpauze.
• Weergeven op telefoon: Hier geef je een naam aan die je op jouw toestel kan zien zodat jij weet dat die toets deze nachtmodus activeert of stopt.
• Druk op Wijzigingen opslaan.

• Druk daarna op toestel opnieuw opstarten zodat de wijziging ook in het toestel is aangebracht.

• Als het toestel klaar is met opnieuw opstarten kan je op jouw display nu zien dat je een extra toets hebt ingesteld. Voor ons voorbeeld betekend dit dat bij toets 2 het woord lunch nu staat.

Aanzetten van de nachtmodus

• Druk op de ingestelde toets (zoals hierboven) en de nachtmodus zit erop. Je hoort een stem aangeven dat dit het geval is.

Uitzetten van de nachtmodus

• Druk op de ingestelde toets (zoals hierboven) en de nachtmodus is er weer af. Je hoort een stem aangeven dat dit het geval is.

Let op! De lijntoets Nachtmodus BLF-functionaliteit wordt gebruikt omdat dit het geval is kan niet elk toestel deze functie hebben.

Nachtmodus activeren of uitzetten door het jouw toestel te bellen

• Bel het toestelnummer van het Nachtmodus-profiel en
• Voer de pincode in (Deze informatie is te vinden in Instellingen > Profiel Nachtmodus > Algemeen) mocht je de code niet meer weten.

Je kan de extensie en pincode van een Nachtmodus-profiel opslaan als persoonlijk contact in de desktop- of webapp, zodat u deze kunt bellen zonder handmatig een extensie en pincode in te voeren. Het nummer moet in de volgende notatie worden ingevoerd: 01+EXT+PIN. Behoud de “+” tekens zoals weergegeven in het nummer en gebruik het telefoonnummertype “Toestel”.