Belgroep

Belgroep

Een belgroep maak je aan als je een groep VoIP-telefoons en/of mobiele telefoons gelijktijdig wil laten rinkelen op het moment dat iemand belt.

Bekijk het onderstaande filmpje om te zien hoe je een belgroep instelt. Heb je liever een stap-voor-stap uitleg? Scroll dan even naar beneden!

icon

Belgroep toevoegen

  • Log in op Freedom.
  • Klik op de menubalk op ‘Beheer’.
  • Kies voor ‘Belgroep.’
  • Klik op Toevoegen.
  • Intern nummer: Dit is een driecijferig nummer waarmee je intern naar de belgroep kan bellen, bijvoorbeeld 401. Omdat je losse VoIP-telefoons meestal met een 2 beginnen, is het handig om bij een belgoep te kiezen voor een intern nummer die begint met een ander cijfer, bijvoorbeeld een 4. Zo raak je nooit in de war.
  • Beschrijving: Hier geef je de Belgroep een beschrijving, bijvoorbeeld: ‘Iedereen mobiel’ of ‘Salesteam’.

icon

Belmethode

Er zijn drie verschillende smaken om je telefonie binnen te krijgen.

image

Allemaal tegelijk

Bij deze methode wordt iedereen in de belgroep tegelijk aangesproken. De persoon die het eerste opneemt, krijgt de klant te spreken.

Willekeurige volgorde van rinkelen

De ingevulde rinkeltijd wordt verdeeld over de telefoons in de belgroep. Stel: je kiest in je belplan voor een rinkeltijd van 20 seconden voor een belgroep met 5 telefoons, dan zal elk toestel 4 seconden rinkelen. De volgorde waarin de telefoons gaan rinkelen is willekeurig.

Slimme volgorde van rinkelen

Bij de slimme volgorde van rinkelen wordt gekeken naar wie als laatste de beller gesproken heeft. Dus wanneer een telefoonnummer naar een belgroep belt en binnen 48 uur nog een keer belt, ziet de slimme belmethode er (in deze volgorde) uit als:

  1. Is er een bestemming die het vaakst oproepen heeft beantwoord van dit nummer? Dan wordt het gesprek doorverbonden met deze bestemming.
  2. Is er een bestemming die als laatst voltooide gesprek met de beller heeft gehad? Dan wordt het gesprek doorverbonden naar deze bestemming.

Als een bestemming niet beschikbaar is, gaat de oproep over in de hele belgroep.

Is de collega wel beschikbaar, maar neemt deze niet op binnen de helft van de rinkeltijd in de belgroep? Dan gaat de telefoon alsnog rinkelen bij de overige collega’s in de belgroep. Bijvoorbeeld, heeft de belgroep een rinkeltijd van dertig seconden? Dan proberen we voor vijftien seconden de oproep bij de betreffende collega aan te bieden.

Goed om te weten: er is een maximale rinkeltijd van 30 seconden op het eerste toestel. Dit voorkomt dat bij een een lange rinkeltijd van bijvoorbeeld 900 seconden, het eerste toestel 450 seconden alleen gaat rinkelen.

Gedrag binnen een wachtrij

Alle belmethodes in een belgroep worden overruled door wachtrij-instellingen. Als een wachtrij bijvoorbeeld de belmethode Round Robin heeft en de belgroep in de wachtrij slimme routering heeft, wordt de oproep via round robin afgeleverd wanneer deze in de wachtrij belandt.

Variabele naam beller

Als een oproep overeenkomt met een van de slimme regels, zie je [smart] als de eerste variabele naam van de beller.

icon

Negeer doorschakelingen 

Staat dit aangevinkt dan zal het systeem elke doorschakeling op een individuele VoIP-telefoon negeren. De oproep gaat in dit geval alleen over naar de bestemming(-en) die je hebt aangevinkt in de belgroep. Heb je ‘Negeer doorschakelingen’ niet aangevinkt en heb je een doorschakeling in je VoIP-telefoon (Call Forward) staan, dan zal elke oproep doorgezet worden naar dat doorschakelnummer.

Bevestig gesprekken

Gespreksbevestiging

Standaard: Je zal bij een inkomende oproep naar een extern nummer eerst een stem horen: ‘Toets een 1 om dit gesprek aan te nemen.’ Dit zorgt ervoor dat een voicemail van een mobiele provider niet het inkomende gesprek kan beantwoorden. Wij adviseren dit aan te zetten wanneer je mobiele of vaste telefoonnummers in een belgroep hebt. Deze functie werkt niet i.c.m. VoIP-telefoons.

Aangepast: Net zoals bij de standaard optie kan je kiezen voor meerdere talen mocht jij of je collega dit handiger vinden.

Bestemmingen 

Kies hier de bestemmingen die je graag in een belgroep wilt hebben. Dit kunnen ook VoIP accounts i.c.m. vaste of mobiele nummers zijn. Als je voor gebruikers toevoegen gaat kan je gebruik maken van de ‘niet bereikbaar’ optie of altijd kiezen op welke manier je bereikbaar wil zijn. Zorg er dan wel voor dat je de VoIP-accounts en telefoonnummers die je wilt gebruiken niet geselecteerd zijn.

  • Klik op opslaan.
  • Voeg de belgroep toe aan je belplan

image

image

✍️
Ik heb Feedback op jullie help systeem!

Toch een collega spreken?

Kom je er niet helemaal uit of kun je het niet goed vinden? Bel dan onze Klantgeluk collega’s op +31 50 700 9920  of stuur een e-mail naar klantgeluk@voys.nl.