Met de module gespreksopname kun je inkomende en uitgaande gesprekken opnemen, opslaan en afspelen.
Houd er rekening mee dat je zelf verantwoordelijk bent voor het juridische aspect van het opnemen van telefoongesprekken. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je mensen waarvan je de gesprekken opneemt op de hoogte moet brengen van dat feit, verdiep je hier dus goed in voordat je start met de opname van gesprekken.
Drie manieren om gesprekken op te nemen
Je kan op drie manieren gesprekken opnemen. Inkomend, uitgaand en op het moment dat je het gesprek aan het voeren bent. Een combi van deze opties is ook mogelijk.
1. Zelf bepalen wanneer je het gesprek op gaat nemen
Je hebt niet alle gesprekken nodig om op te nemen, maar wel dat ene moment, als je bijvoorbeeld de klant iets verkoopt of om toestemming vraagt. Dan is deze optie handig voor jou.
- Log in Freedom.
- Ga naar Beheer.
- Klik op Gespreksopname.
- Daar vink je Sta gespreksopname toe aan.
- Ook vink je Sta gespreksopname op verzoek toe aan.
- Geef bij Opnamen aan hoe lang jij jouw opnames wil bewaren.
- Druk onderaan de pagina op Opslaan.
Hoe zet ik gespreksopname aan tijdens een gesprek?
- Je hebt op dit moment een klant aan de lijn en je wilt het gesprek opnemen.
- Toets * en dan een 2 om de gespreksopname te starten.
- Als je de verbinding verbreekt, dan stopt de opname.
Het duurt minimaal een uur voordat een opgenomen gesprek zichtbaar is in je gesprekkenlijst. Gesprekken zijn altijd de volgende werkdag zichtbaar in je gesprekkenlijst.
2. Inkomende telefonie altijd opnemen
Als je alle inkomende telefonie wil opnemen, dan kan je het volgende doen.
- Log in Freedom.
- Ga naar Beheer.
- Klik op Gespreksopname.
- Daar vink je Sta gespreksopname toe aan.
- In de toekomst willen we dit graag inregelen, maar voor nu moeten we deze stap zo nog in het belplan zetten.
- Geef bij Opnamen aan hoe lang jij jouw opnames wil bewaren.
- Druk onderaan de pagina op Opslaan.
Schakel je in je belplan door naar een extern telefoonnummer, zoals een 06 nummer of het nummer van een antwoordservice? Ook dan worden de gesprekken opgenomen!
Inkomende gespreksopname in het belplan zetten
- Ga naar Belplannen.
- Klik op het telefoonnummer waarvan je de gesprekken op wilt nemen.
- Klik op Belplan wijzigen.
- Druk op de eerste stap toevoegen die je tegenkomt.
- Selecteer gespreksopname in de eerste dropdown.
- Druk daarna op bevestigen.
- Klik op wijzigingen opslaan.
- Druk op opslaan.
Het duurt minimaal een uur voordat een opgenomen gesprek zichtbaar is in je gesprekkenlijst. Gesprekken zijn altijd de volgende werkdag zichtbaar in je gesprekkenlijst.
3. Uitgaande telefonie opnemen
Je hebt niet alle gesprekken nodig om op te nemen, maar wel dat ene moment, als je bijvoorbeeld de klant iets verkoopt of om toestemming vraagt. Dan is deze optie handig voor jou.
- Log in Freedom.
- Ga naar Beheer.
- Klik op Gespreksopname.
- Daar vink je Sta gespreksopname toe aan.
- Geef bij uitgaande gesprekken aan hoeveel je wil opnemen:
- Geen. Betekent dat je niks aan uitgaande gesprekken op wilt nemen.
- Geselecteerde VoIP-accounts en -trunks voor als je een deel wil opnemen.
- Alle VoIP-accounts en trunks voor als je alle uitgaande gesprekken op wilt nemen.
- Geef bij Opnamen aan hoe lang jij jouw opnames wil bewaren.
- Druk onderaan de pagina op Opslaan.
Het duurt minimaal een uur voordat een opgenomen gesprek zichtbaar is in je gesprekkenlijst. Gesprekken zijn altijd de volgende werkdag zichtbaar in je gesprekkenlijst.
FAQ over gespreksopname
- Log in freedom.voys.nl
- Ga naar Gesprekken.
- Zoek het gesprek op wat je wilt terugluisteren. Eventueel door het filter te gebruiken.
- Druk op de play knop om het gesprek af te luisteren.
- De stop knop staat er naast en daarnaast kan je het gesprek ook downloaden als dit nodig is.
Let op! Dit kan alleen als je ingelogd bent in Freedom als Beheerder en ook alleen een beheerder kan deze rechten activeren voor een andere gebruiker. Klik hier hoe je dat in moet stellen en wat een beheerder nog meer kan.
- Als je hebt ingesteld dat gesprekken een maand worden bewaard, dan zijn ze ook echt foetsie precies een maand na opname en zijn ze niet weer op te vragen. Lees hier hoe je dat aanpast voor toekomstige opgenomen gesprekken.
- Als je de gespreksopname net hebt geactiveerd, dan kan het even duren voor het werkt.
Zet je gespreksopname weer uit? Dan blijven je opnames net zo lang staan als wat je hebt aangegeven bij verwijder opnamen na. Zet deze dus op een bewaartijd van een maand om de kosten te verminderen.
Gesprekken met de Voys App via call trough worden niet opgenomen. Gespreksopname voor uitgaande gesprekken gaat via VoIP accounts of een trunk. Call Trough is dat niet. Als jij een klant belt, belt jouw mobiele provider eerst naar een 085-nummer van Voys. Ons 085-nummer schakelt vervolgens het gesprek door naar het door jou gekozen nummer.
Interne-, meeluister en call through gesprekken worden niet opgenomen. De meeluister gesprekken kun je ‘dubbel’ terugvinden. Wat je meeluistert wordt in de gesprekkenlijst zichtbaar, maar het daadwerkelijk gesprek ook. Die eerste wordt niet opgenomen, die tweede wel.
Updates
Wij werken constant aan ons platform en andere producten. Wil je op de hoogte blijven van alle updates, check voys.nl/updates.
Verbeteringen
Wij ontwikkelen voor en met jou als klant. Hierbij wordt alle feedback gewaardeerd. Heb je zelf een suggestie hoe wij onze producten kunnen verbeteren, check dan voys.nl/verbeteringen.