Start document

Uit Help
Ga naar:navigatie, zoeken

Welkom!

Welkom in je eigen online telefooncentrale! Met de inloggegevens die je per e-mail hebt ontvangen, kun je inloggen op je eigen persoonlijke omgeving. In deze omgeving kan je snel en gemakkelijk het belplan wijzigen, gedetailleerde informatie over gevoerde gesprekken opvragen en rekeningen inzien. Hieronder vind je een overzicht van veelgestelde vragen en een basis stappenplan voor nieuwe gebruikers.

Ik heb mijn inloggegevens gekregen, wat nu?

Lees het basis stappenplan!

Instellingenwizard

Van je provider heb je inloggevens ontvangen waarmee je kunt inloggen op je online telefooncentrale. Wanneer je voor de eerste keer inlogt, wordt een instellingenwizard geopend waarin je de volgende stappen dient te doorlopen.

Wachtwoord aanpassen

Vul eerst je het wachtwoord in dat je van ons hebt gekregen en vervolgens je nieuwe wachtwoord. Let op: je wachtwoord moet ten minste één niet-alfabetisch teken bevatten. Bevestig je nieuwe wachtwoord door hem nogmaals in te vullen en klik op opslaan. Je wachtwoord is nu gewijzigd.

Administratieve gegevens controleren en invoeren

Check of je administratieve gegevens kloppen in de volgende stap ´administratie´. Mocht je adres of rekeningnummer niet kloppen, dan pas je dat hier gemakkelijk aan. Hier kun je ook het e-mailadres invullen waar je facturen naar opgestuurd moeten worden.

Privacy instellingen

Lees in stap 3 het bericht over het bewaren en anonimiseren van gespreksdata. Geef daarna aan hoe lang jouw gespreksdata bewaard moet worden.

Controle

Controleer de zojuist ingevulde gegevens in deze laatste stap. Als alle gegevens kloppen, kun je deze opslaan en verder gaan met het inrichten van jouw eigen ‘beheer’ gedeelte.

...en daarna....

Als je klaar bent met de instellingenwizard zie je een ‘dashboard’ met de meestgebruikte functies. Als je een overzicht wilt van alle functionaliteiten, ga je naar 'beheer'. Hieronder worden een aantal basis stappen uitgelegd waar je vooral op moet letten bij het inrichten van de online telefooncentrale. Als je op een icoontje in het dashboard klikt zie je rechtsboven ‘help?’ staan. Als je op deze ‘help’ button klikt, word je naar het juiste hoofdstuk van de online handleiding gestuurd.

  • Stap 1 - Gebruikers toevoegen

In je eigen client omgeving kun je gemakkelijk gebruikers toevoegen, verwijderen of wijzigingen doorvoeren, bijvoorbeeld als je een collega de mogelijkheid wilt geven om in te loggen. Dit doe je door rechtsboven in het scherm naar ‘Account’ te gaan en op ‘Gebruikers’ te klikken. Klik op de knop ‘Toevoegen’. Voeg een e-mailadres toe en maak een wachtwoord en een systeemnaam aan (naam van de gebruiker). Geef ook aan welke rechten de gebruiker krijgt, door onder ‘lid van groepen’ aan te geven of iemand een beheer-gebruiker (alle bevoegdheden), een account beheerder (beperkte toegang) of eindgebruiker is (alleen toegang tot eigen gebruikersgegevens).

  • Stap 2 - Externe nummers invoeren

Onder de knop ‘vast / mobiel’ kan je het nummer invoeren van je mobiele telefoon of van een ander vast telefoon. Elke klant krijgt gratis de dienst ‘flexibel schakelen’ bij een VoIP-account. Dat houdt in dat je het nummer kunt doorschakelen naar je mobiele telefoon of naar een ander vast toestel (bijvoorbeeld naar je huistelefoon). Je kunt zoveel externe nummers toevoegen als je wilt. Dat doe je gemakkelijk onder de knop ‘vast/mobiel’. Klik daar op ‘toevoegen’. Hier kun je ook instellen welk nummer je op het display van je telefoon ziet: het gebelde nummer of het nummer van de beller. Om daadwerkelijk doorgeschakeld te staan naar je mobiel of een ander vast nummer, moet je het aangemaakte externe nummer nog wel in het belplan op te nemen.

  • Stap 3 - Belplan instellen of wijzigen

Het aanmaken van het Belplan is altijd de laatste stap bij het inrichten van je telefonie. Zonder het Belplan is het gekozen nummer niet bereikbaar. Hier vertel je eigenlijk aan het telefoonnummer ‘wat er moet gebeuren op het moment dat er wordt gebeld’.

Klik in het ‘dashboard’ op ‘Belplan’ Als je een nieuw belplan aan wilt maken klik je op ‘toevoegen’ ; wil je een bestaand belplan wijzigen dan kun je gewoon klikken op het telefoonnummer. Wanneer je op toevoegen hebt geklikt, dan vul je het nummer in waarvan je het belplan wilt instellen, of je kiest het nummer bij de suggesties. Klik vervolgens op ‘stap 2’. Hier kun je het belplan zelf instellen. Bij ‘Stap 1’ zie je een grijze balk met twee ‘pulldown’ menu’s. In het eerste menu kun je bijvoorbeeld ‘vast/mobiel’ kiezen en in het tweede menu dan het externe nummer waar je naartoe wilt doorschakelen. Het getal dat erachter staat is de ‘rinkeltijd’ in seconden. Je kunt in het belplan zoveel stappen aanmaken als je wilt. Wanneer je een stap hebt aangepast werkt het direct. Test het maar eens!

Met de ‘blauwe +’ kun je een extra stap in het belplan aanmaken. Met het ‘pennetje met kladblokje’ kun je reeds aangemaakte stappen wijzigen. Met de ‘rode x’ kun je een stap verwijderen.

Veelgestelde Vragen

Ik wil inloggen

Ondertussen heb je een gebruikersnaam en wachtwoord voor de online telefoniecentrale. Daarmee kun je inloggen. We verzoeken je om direct na het inloggen je wachtwoord aan te passen. Op die manier kan alleen jij inloggen op jouw omgeving.

Ik wil mijn wachtwoord aanpassen

Om je wachtwoord aan te passen, moet je eerst inloggen met de inloggegevens die je hebt gekregen. Wanneer je in de client omgeving bent, klik je rechtsboven in het scherm op ‘Persoonlijke instellingen’. Vul eerst het wachtwoord in dat je hebt gekregen en vervolgens je nieuwe wachtwoord. Let op: je wachtwoord moet ten minste één niet-alfabetisch teken bevatten. Bevestig je nieuwe wachtwoord door hem nogmaals in te vullen en klik op opslaan. Je wachtwoord is nu gewijzigd.

Ik ben mijn wachtwoord vergeten

Het kan gebeuren dat je je wachtwoord bent vergeten. Geen probleem, we mailen je direct een nieuw wachtwoord, zodat je alsnog snel kunt inloggen op je eigen omgeving. Hoe je dat doet? Vul je gebruikersnaam in (dit is altijd je e-mailadres) en klik op ‘Ik ben mijn wachtwoord vergeten’. Wij sturen je dan direct een e-mail met je nieuwe wachtwoord. We verzoeken je om direct na het inloggen je wachtwoord aan te passen. Op die manier kan alleen jij inloggen op jouw omgeving.

Ik wil mijn persoonlijke gegevens wijzigen

Wil je het rekeningnummer wijzigen dat gebruikt wordt voor het betalen van je facturen? Of het (e-mail)adres aanpassen dat bij ons bekend staat? Ook dat kan je zelf gemakkelijk doen in je persoonlijke omgeving. Klik op de knop ‘account’ rechtsboven in het scherm en klik daar op ‘factuurgegevens’. Pas daar de gegevens aan die je wilt wijzigen en klik op opslaan!

Ik wil een gebruiker toevoegen of verwijderen

Nieuwe medewerker of gegevens wijzigen? In je eigen client omgeving kun je eenvoudig gebruikers toevoegen, verwijderen of wijzigingen doorvoeren. Dit doe je door rechtsboven in het scherm de knop ‘Account’ te gaan en daar op ‘Gebruikers’ te klikken.

Gebruiker toevoegen & aanpassen

Klik op de knop toevoegen of - in het geval van het aanpassen van gebruikersgegevens - op edit achter de desbetreffende gebruikersnaam.

Gebruikersgegevens

Voeg een e-mailadres toe en maak een wachtwoord en een systeemnaam aan (naam van de gebruiker). Geef ook aan welke rechten de gebruiker krijgt, door onder ‘lid van groepen’ aan te geven of iemand een beheer-gebruiker (alle bevoegdheden), een account beheerder (geen toegang tot …) of eindgebruiker is (alleen toegang tot eigen gebruikersgegevens).

Bestemmingen

Bij bestemmingen kun je verschillende eindbestemmingen aan een gebruiker koppelen. Dit hoef je alleen te gebruiken in combinatie met de Firefox Plugin.

Ik wil een extra telefoonnummer aanmaken

Wanneer je voor een nieuwe medewerker of voor een nieuwe bedrijfsactiviteit een extra telefoonnummer wilt hebben, dan kun je deze per direct aanmaken. Ga hiervoor in het dashboard naar ‘Telefoonnummmer’ en klik op ‘toevoegen’. Je krijgt een scherm te zien, waarin je wordt gevraagd of je akkoord gaat met de extra kosten die zijn verbonden aan het aanvragen van een nummer(blok). Kies vervolgens de regio waarin je een nummer wilt hebben, of kies voor een regio-ongebonden 085-nummer. Daarna kies je het aantal nummers: één nummer of een blok opeenvolgende nummers, bijvoorbeeld 10 of 100. Nu verschijnt er een lijst met vijf mogelijkheden. Hieruit kun je een mogelijkheid selecteren. Klik op ‘Opslaan’. Nu is het nummer toegevoegd en van jou. Vergeet niet het nummer aan te maken in het ‘Belplan’’.

Ik wil een belgroep aanmaken

Een belgroep is een groep van VoIP accounts of eindbestemmingen die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld een afdeling sales, waar de telefoons allemaal tegelijk over moeten gaan als er naar een bepaald telefoonnummer gebeld wordt. Klik op de module ‘belgroepen’ in beheer en maak de groep aan. Kies een intern nummer (bijvoorbeeld 301). Dat is een driecijferig nummer dat vanaf een VoIP toestel gebeld kan worden om de belgroep te kiezen. Voeg een beschrijving toe (bijvoorbeeld ‘belgroep sales, of ‘alle toestellen’) Kies bij belmethode voor ‘allemaal’ ‘Negeer doorschakelingen’ betekent dat de doorschakelingen die op een telefoon met een VoIP account zijn aangemaakt niet worden uitgevoerd. We adviseren deze altijd aan te hebben staan. Vervolgens kies je welke VoIP accounts of eindbestemmingen tot de aangemaakte belgroep behoren. Dit doe je door in de eerste, linker kolom (VoIP accounts) onder ‘Bestemmingen’ de nummers te selecteren die tot de belgroep behoren. Je zet ze in de belgroep door op het pijltje rechts van die kolom te klikken. Op die manier verschijnen de gekozen accounts in de rechter kolom. Wil je dat er ook externe nummers in de belgroep staan (bijvoorbeeld een mobiele telefoon), dan doe je dat onder de kolom ‘eindbestemmingen’, op dezelfde manier als met de VoIP accounts. Wij adviseren om een aparte belgroep voor VoIP accounts en een aparte belgroep voor externe nummers aan te maken en deze niet door elkaar te gebruiken.

Ik wil mijn openingstijden instellen

Hiervoor is de module openingstijden nodig. Het kan zijn dat je alleen bereikbaar wilt zijn op bepaalde tijden. Bijvoorbeeld van 9 tot 18 uur op doordeweekse dagen. Belt iemand buiten de openingstijden, dan kan je instellen dat de beller wordt doorgeschakeld naar bijvoorbeeld een mobiel nummer of naar de voicemail. Dit doe je in je belplan. Maar voordat je een belplan instelt, moet je eerst aangeven wat de openingstijden dan precies zijn.

Ga naar het dashboard en klik op ‘openingstijden’ Klik op de knop ‘toevoegen’ Voeg een openingstijdgroep toe, bijvoorbeeld ‘openingstijden’ Voeg de tijden toe waarop de zaak geopend is Vink de dagen aan waarop je zaak geopend is Voeg de periode toe waarop de openingstijden van toepassing zijn (zo kun je voor de kerstdagen bijvoorbeeld aparte openingstijden instellen). Klik op ‘opslaan’.

Je openingstijden zijn nu ingesteld. Je kunt meerdere openingstijdgroepen aanmaken, zodat je voor iedere situatie een gepast belschema kunt aanmaken. Deze openingstijdgroep dient nog wel in het belplan opgenomen worden. In het belplan moet je altijd beginnen met ‘openingstijdgroep’ in stap 1.

Ik wil een Voicemail instellen

Hiervoor is de module Meldingen nodig. Als je een voicemail wilt instellen, kun je dat doen met een standaardmelding of met een persoonlijke boodschap. Een eigen boodschap moet je toevoegen onder de knop ‘meldingen’. Je moet wel eerst een geluidsbestand aanmaken. Je kunt ook kiezen voor een standaard voicemailmelding. Deze melding is gratis. Klik op ‘voicemail’ in het tabblad ‘beheer’ Klik op ‘toevoegen’ Typ achter Voicemailbox een 3-cijferig nummer (bijvoorbeeld 401) Voeg je e-mailadres toe. Als er een voicemail wordt ingesproken, wordt dit geluidsbestand automatisch naar je e-mail verstuurd. Kies de melding die de beller moet horen als de telefoon niet wordt opgenomen (als je zelf een melding hebt ingesproken en opgeslagen, dan kun je die hier kiezen). Klik op opslaan. Vergeet niet de voicemail in het belplan op te nemen.

Ik wil een geluidsbestand opnemen

Heb je nog geen geluidsbestand? Die kun je aanmaken als je beschikt over een microfoon voor je pc. Via http://audacity.sourceforge.net/download/ download je een programma, waarop je een audioboodschap kunt inspreken. Hiervoor dien je uiteraard wel een laptop, pc of headset met microfoon te hebben. Vervolgens kan je het geluidsbestand toevoegen onder de knop ‘geluiden’. Klik hiervoor op ‘toevoegen’, en voeg het bestand toe. Let erop dat je de geluiden dan nog niet kan gebruiken. Je dient hiervoor altijd nog een ‘melding’ van het geluid te maken.

Ik wil een geluidsbestand opslaan / melding aanmaken

Hiervoor heb je de module meldingen nodig Als je een geluidsbestand hebt aangemaakt, kun je deze opslaan in je eigen client omgeving. Dat doe je onder de module meldingen. Daar voeg je het geluidsbestand toe en geef je er een naam aan. Bijvoorbeeld: ‘voicemail’ of ‘keuzemenu’.

Ik wil een keuzemenu instellen

Hiervoor heb je de module Keuzemenu nodig. Wil je dat jouw bellers eerst een keuzemenu te horen krijgen? Dat kan! Je kunt dit gemakkelijk invoegen in je belplan. Wel moet je ervoor zorgen dat je eerst een geluidsbestand toevoegt met daarin de gesproken tekst en de opties waaruit je bellers kunnen kiezen.

Ga naar ‘Geluiden’ in het tabblad ‘beheer’ Klik op ‘toevoegen’’ Geef een naam aan het geluidsbestand Voeg het bestand toe. Let op: alleen de bestandsformaten .wav .mp3 en .gsm kun je toevoegen. Sla het bestand op en maak er een melding van.

Vervolgens ga je naar de knop ‘keuzemenu’ in het tabblad ‘beheer’.

Klik op toevoegen. Geef het keuzemenu een naam, bijvoorbeeld Keuzemenu Bedrijfsnaam. Voeg de time-out toe: het aantal seconden dat de beller de tijd heeft om een keuze te maken. Geef het aantal pogingen aan dat een beller mag doen om een juiste keuze te maken. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de beller een keuze mag maken tussen 1, 2 of 3 en dat hij of zij per ongeluk op 4 drukt. Dit is geen optie, dus wordt het keuzemenu opnieuw afgespeeld. Hier geef je dus aan hoe vaak het keuzemenu mag worden voorgelegd aan de beller. Over het algemeen staat dit standaard goed ingesteld en wordt dit niet aangepast. Voeg een beginbericht toe: het bericht dat wordt afgespeeld op het moment dat een beller in het keuzemenu terecht komt. Eventueel kun je een fout-bericht toevoegen: een bericht dat wordt afgespeeld wanneer de beller het hierboven ingestelde aantal pogingen om een geldige keuze te maken, heeft overschreden. Ook het time-out bericht is optioneel: het bericht dat wordt afgespeeld als een beller langer dan het bij het Time-out veld ingestelde aantal seconden geen keuze heeft ingetoetst. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan.

Alle hierboven genoemde berichten dien je zelf toe te voegen onder de knop ‘geluiden’ en er een ‘melding’ van aan te maken. Als je vervolgens een keuzemenu hebt aangemaakt, moet je deze nog inrichten in het belplan.

Ik wil mijn telefoonnummer doorschakelen naar een ander nummer

Het doorschakelen van een telefoonnummer naar een ander extern nummer leg je vast in je belplan. Daarvoor moet je wel eerst een mobiel of extern vast nummer toevoegen in de client omgeving.

Klik op de knop ‘vast/mobiel’ in het tabblad ‘beheer’. Klik op de knop ‘toevoegen’ Voeg achter ‘telefoonnummer’ het nummer toe Typ bij beschrijving de naam van diegene waar het nummer toe behoort Stel in welk nummer in het scherm van de externe telefoon moet komen te staan (je mobiele netwerk heeft de beperking dat het maar één nummer kan doorgeven: het gebelde nummer of het nummer van de beller). Stel bij user het e-mailadres van de gebruiker in (optioneel). Klik op ‘opslaan’

Je mobiele nummer is nu toegevoegd aan je online telefooncentrale. Om ervoor te zorgen dat een beller daadwerkelijk wordt doorgeschakeld naar jouw mobiele nummer, moet je dat in het belplan opnemen.

Ga naar de knop 'belplan' in de menubalk. Selecteer het nummer dat je wilt laten doorschakelen naar een mobiel nummer. Als je in eerste instantie wilt worden gebeld op het vaste nummer, stel je bij stap 1 als eindbestemming ‘VoIP account’ in. Selecteer in het tweede balkje ook het nummer en stel het aantal seconden in hoe lang de telefoon moet overgaan op het vaste VoIP account. Vervolgens voeg je een tweede stap toe door op het plusje achter stap 1 te klikken. Klik op het pijltje van het balkje achter stap 2 en voeg als eindbestemming ‘vast/mobiel’ in. Voeg het mobiele nummer toe dat je zojuist hebt ingevoerd bij het tweede balkje en voer het aantal seconden in dat je mobiele telefoon mag overgaan. Let op: het is verstandig om ook een voicemail toe te voegen, omdat de beller anders een dode lijn krijgt.

Als je de beller direct wilt doorschakelen naar een ander nummer, voeg je bij stap 1 het externe nummer in als eindbestemming.

Het gebruiksklaar maken van telefoontoestellen

Als je een VoIP account neemt, kun je daar het beste meteen een toestel bij bestellen. We raden dit aan, omdat je dan een toestel krijgt welke perfect werkt met onze diensten. Bovendien configureren wij het toestel voor je, zodat jij het toestel alleen nog op het internet hoeft aan te sluiten. Als je je eigen toestel wilt gebruiken, dan kun je het VoIP account zelf in het toestel instellen. We bieden handleidingen voor een aantal toestellen. Ga naar http://wiki.voipgrid.nl/index.php/Categorie:VoIP_toestellen Klik op het icoon ‘VoIP toestellen’ Kies jouw toestel door op de naam van het toestel te klikken Staat jouw toestel er niet tussen, dan kunnen we je helpen. We brengen dan wel €22,- per kwartier in rekening.

Belplan instellen

Een belplan wordt ook wel een routering genoemd, kortweg: de stappen die een inkomende oproep doorloopt als iemand jouw nummer belt. Je kunt het belplan instellen, door in de menubalk op ‘belplan’ te klikken. Vervolgens klik je op de knop ‘toevoegen’. Je klikt het nummer aan waarvoor je een belplan wilt aanmaken en je klikt onder aan op de knop ‘Stap 2’. Bij stap 2 kun je vervolgens jouw eigen belplan aanmaken.

Ik wil een basis belplan instellen

Stel, je hebt één VoIP-account en een inkomende oproep moet in eerste instantie 15 seconden overgaan op dit VoIP account (dus op het telefoontoestel). Als er dan niet wordt opgenomen, moet de beller doorgeschakeld worden naar een mobiele telefoon. Wordt de mobiele telefoon ook niet opgenomen binnen 15 seconden, dan moet de beller de gelegenheid krijgen om een voicemail in te spreken.

In zo'n voorbeeld bestaat het belplan uit drie stappen, namelijk: eindbestemming VoIP-account, eindbestemming Vaste/mobiel en als laatste stap: Voicemail. Stap 1 voeg je toe door:

In het eerste menu in de grijze balk kies je voor VoIP account in het tweede balkje kies je het VoIP accountnummer, dus telefoontoestel, welke moet gaan rinkelen in het laatste hokje vul je in hoeveel seconden de telefoon moet overgaan.

Vervolgens voeg je de tweede stap toe door op het plusje achter stap 1 te klikken. De doorschakeling naar mobiel stel je als volgt in:

klik op het pijltje in het balkje achter stap 2 en klik onder ‘Eindbestemmingen’ op Vaste/mobiel (let op, er moet wel een mobiel nummer zijn toegevoegd. Dat doe je in het dashboard bij de knop ‘vast/mobiel’). Kies bij het tweede balkje het mobiele nummer waar je naar wilt doorschakelen. In het laatste hokje voeg je wederom het aantal seconden toe dat de mobiele telefoon moet overgaan.

Stap drie in deze case is het toevoegen van de voicemail. Let op, ook deze moet je wel eerst even aanmaken via het tabblad beheer.

Klik in het eerste balkje onder eindbestemmingen op voicemail. Vink in het tweede balkje de voicemail aan die de beller te horen moet krijgen.

Als je belplan klaar is, sla je het op door op de knop ‘opslaan’ onder aan de pagina te klikken.

Ik wil een uitgebreid belplan instellen

Stel, de organisatie is van 9:00 tot 18:00 uur geopend. Als iemand belt, krijgt diegene eerst een keuzemenu te horen.

Optie 1: is de sales afdeling en moet overgaan op account 201. Als het gesprek niet wordt beantwoord dan moeten alle telefoons van sales afdeling overgaan. Neemt er dan nog niemand op, dan moet het telefoontje doorgeschakeld worden naar jouw mobiele nummer. Als er dan nog niet wordt opgenomen, moet de beller een gepersonaliseerde voicemail te horen krijgen.

Optie 2: is afdeling administratie en moet overgaan op account 202. Bij het niet opnemen moet de beller direct de voicemail te horen krijgen.

Tussen de middag van 12:00 tot 13:00 uur heb je lunchpauze en wil je een melding instellen dat je lunchpauze hebt, maar bij spoed wel bereikbaar bent. De beller kan dan 1 intoetsen en wordt hij of zij doorgeschakeld naar een belgroep. Alle telefoons die behoren bij die belgroep moeten dan overgaan.

Buiten openingstijden, moet de voicemail ingeschakeld staan en moet er een bestandje naar de e-mail gestuurd worden.

Een belplan stel je stap voor stap in.

Stap 1 Als je meerdere telefoonnummers hebt, dien je altijd eerst een variabele callernaam aan te maken. Dit is de naam die je in het scherm ziet als er iemand belt, zodat je weet naar welk nummer de klant belt. Dat doe je door:

In het eerste menu in de grijze balk selecteer je ‘Variabele callernaam’. Je laat ‘zet ervoor’ ongewijzigd en je typt de naam in het tekstvak welke je in het display van je telefoon wilt zien.

Stap 2 De volgende stap is het aanmaken en invoegen van openingstijden. Deze openingstijden maak je aan in het tabblad beheer: Dashboard onder ‘openingstijden’.

Vervolgens voeg je de aangemaakte openingstijden toe in je belplan:

Voeg een nieuwe stap in het belplan toe door op het plusje achter balkje één te klikken. Klik dan op ‘tijdsgroep’ onder ‘openingstijden’. Voeg in het tweede balkje de tijdsgroep toe die je zojuist hebt aangemaakt.

Je ziet dat het menu nu verder uitrolt. In de substappen geef je aan wat er moet gebeuren als de beller binnen de openingstijden belt en wat er moet gebeuren als dat niet het geval is. Eerst doorlopen we het scenario dat de beller binnen openingstijden belt. Dat voeg je in onder ‘voldoet aan’ (stap 2.1.).

Je wilt dat de klant eerst een keuzemenu te horen krijgt. Dit keuzemenu moet ingesproken worden en daarna aangemaakt worden onder ‘keuzemenu’ onder het tabblad beheer. Bij stap 2.1.1. voeg je vervolgens het aangemaakte keuzemenu in door in de eerste balk ‘keuzemenu’ aan te klikken en in de tweede balk het juiste - door jou ingesproken - keuzemenu te kiezen. Ook geef je hier het aantal opties aan die de klant krijgt. In bovenstaande case zijn dat er twee: één voor de afdeling sales en één voor de afdeling administratie. Vervolgens ga je invullen wat er moet gebeuren als de beller één van de opties kiest. Optie 1 is stap 2.1.1.1. → Dat is de afdeling sales, waar de telefoon eerst op het VoIP account moet overgaan. Dat stel je in door als eindbestemming VoIP account in te vullen in de eerste balk achter 2.1.1.1.1. In de tweede balk vul je in naar welk VoIP account het telefoontje moet worden doorgeschakeld en in de derde balk vul je het aantal seconden in dat de telefoon moet overgaan. → Als er na 15 seconden (bijvoorbeeld) niet wordt opgenomen, moet de telefoon doorgeschakeld worden naar de belgroep. Dat doe je in stap 2.1.1.1.2. Vul hier onder eindbestemming ‘belgroep’ in, in de tweede balk vul je in naar welke belgroep het telefoontje doorgeschakeld moet worden en hoeveel seconden de telefoon in de belgroep moet overgaan. → Als de telefoon vervolgens, bij niet opnemen door de belgroep, over moet gaan op een gepersonaliseerde (zelf ingesproken) voicemail, voeg je bij 2.1.1.1.3. eerst de melding voor die voicemail toe. Let op: dit is alleen nog het bericht voorafgaand aan de voicemail. De voicemail zelf voeg je toe in de volgende stap. Dat doe je door in de eerste balk ‘melding’ aan te klikken onder ‘keuzemenu’. In de tweede balk kies je de melding die de beller moet horen als hij of zij doorgeschakeld wordt naar de voicemail. → Vervolgens voeg je de voicemail toe bij 2.1.1.1.4. Kies in de eerste balk als eindbestemming voicemail en in de tweede balk voeg je het account met e-mailadres toe, waar de voicemail naartoe moet worden gemaild. Let op: als je de voicemail niet toevoegt, krijgt de beller een lange stilte te horen en kan hij of zij niets inspreken. En dat is natuurlijk niet wat je wilt!

Terug naar stap 2.1.1., het keuzemenu. Het kan natuurlijk zijn dat de beller wil worden doorgeschakeld naar de afdeling administratie. Dat is optie 2 van het keuzemenu, stap 2.1.1.2.

→ Als de beller kiest voor optie 2, afdeling administratie, moet de telefoon eerst overgaan op het VoIP account. Dat stel je in, door als eindbestemming VoIP account in te vullen in de eerste balk achter 2.1.1.2.1. In de tweede balk vul je in naar welk VoIP account het telefoontje moet worden doorgeschakeld (die van de afdeling administratie) en in de derde balk vul je het aantal seconden in dat de telefoon moet overgaan. → In dit geval moet de telefoon direct doorgeschakeld worden naar de voicemail. Als daar een persoonlijke boodschap aan vooraf moet gaan, stel je dat net zo in als bij 2.1.1.1.3. Vervolgens voeg je de voicemail toe bij 2.1.1.2.4. Kies in de eerste balk als eindbestemming voicemail en in de tweede balk voeg je het account met e-mailadres toe waar de voicemail naartoe moet worden gemaild.

Het kan zijn dat de beller geen keuze maakt in het keuzemenu. Het kiezen is dan ‘mislukt’ (stap 2.1.1.3.1.). In dat geval kan je ervoor kiezen dat het stil blijft aan de lijn. Je kan er ook voor kiezen om opnieuw het keuzemenu af te laten spelen. Je ‘springt’ dan terug naar het keuzemenu, door middel van een zogenaamde ‘jump’. Je voegt deze jump toe in de eerste balk van 2.1.1.3.1. In de tweede balk voeg je toe waar naar terug gesprongen moet worden. In dit geval naar het keuzemenu, stap 2.1.1.

Stap 2.2 Het kan ook zo zijn dat de beller tijdens de lunch van 12:00 tot 13:00 uur belt. In dat geval voldoet de beller niet aan de eerste tijdsgroep die door jou is gespecificeerd. De centrale moet dan kijken of het tijdstip overeenkomt met één van de andere tijdsgroepen, in dit geval de lunchtijd. De tijdsgroep lunch moet dan worden ingevoerd bij stap 2.2.1.: dit is immers de volgende stap waar de centrale naar moet kijken. Als de beller tijdens de lunch belt, moet hij of zij een keuzemenu krijgen met 1 optie: in te toetsen bij spoed:


Voeg bij stap 2.2.1.1.1. het keuzemenu toe dat van toepassing is op de lunch. Dit keuzemenu dien je eerst in te spreken en toe te voegen in de module keuzemenu, op dezelfde manier als bij stap 2.1.1. Vervolgens voeg je het aantal opties toe. In dit geval is dat 1 optie, namelijk dat de telefoon wordt doorgeschakeld naar de belgroep (stap 2.2.1.1.1.1.1) Als er dan niemand opneemt, kun je bij de volgende stap bijvoorbeeld de voicemail inschakelen.

Stap 3 Wat nu als de beller belt buiten openingstijden, rond een uur of 19:00 uur. In dat geval ‘voldoet’ de beller niet aan de tijdsgroep openingstijden van 9:00 tot 18:00 en niet aan de tijdsgroep lunch van 12:00 tot 13:00. De centrale moet nu de opdracht krijgen om de beller door te schakelen naar de voicemail:

Voeg de laatste stap toe, door onder ‘voldoet niet aan’ de voicemail toe te voegen en het bijbehorende e-mailadres waar ingesproken voicemails naartoe gestuurd moeten worden.

;