Het belplan vind je in Freedom. In een belplan stel je in wat er gebeurt als je telefoonnummer gebeld wordt. Heb je geen belplan ingesteld, dan gebeurt er dus niets als je nummer gebeld wordt. Om je belplan met modules te vullen zoals openingstijden en voicemail, maak je deze modules eerst aan bij beheer. Als je ze daar hebt gemaakt, zijn ze pas actief zodra je deze in je belplan zet.
Het kan zijn dat je een bestaand belplan wilt wijzigen of een nieuw belplan wil aanmaken.
Nieuw belplan aanmaken
- Log in op Freedom.
- Klik in de menubalk op ‘Belplan’ in de menubalk.
- Klik op Toevoegen indien je een nieuw belplan wil aanmaken.
- Vul een Beschrijving in en ga naar stap 2.
Wijzig bestaand belplan
- Log in op Freedom.
- Klik in de menubalk op ‘Belplan’ in de menubalk.
- Klik op het telefoonnummer van het belplan wat je wil aanpassen.
- Zet je belplan in “Wijzigingsmodus” via de knop “belplan wijzigen”
Toevoegen, wijzigen of verwijderen van stappen in het belplan
Zorg ervoor dat je belplan in Wijzigingsmodus staat. Heb je al een bestaand belplan? Dan blijft deze actief tot dat je alle wijzigingen hebt opgeslagen.
Stappen toevoegen
- Klik op de knop Stap toevoegen om een extra stap in je belplan te plaatsten. Kijk goed naar de plek van de stap! Tip: wil je een voicemail toevoegen? Dit kan alleen als het de laatste stap is. Tip 2: een wachtrij kan je niet tussen twee stappen toevoegen, verwijder dus eerst de stappen eronder.
- Klik op de drie stipjes aan de de rechterkant van de regel te klikken om de stap te wijzigen, verwijderen of naar boven of naar beneden te verplaatsen.
- Selecteer in het dropdown menu’s de juiste module en/of bestemming.
- Bij rinkeltijd vul je het aantal seconden in waarop een eindbestemming rinkelt.
- Klik op de afspeelknop om het geluidsbestand van een Melding, Voicemail of Keuzemenu af te spelen.
- Klik op de gekantelde driehoek om meer informatie te zien over de Tijdsgroep en/of Belgroep.
- Klik op op Opslaan aan de rechterkant op de betreffende stap op te slaan.
- Let op! Direct achter de modules staat ‘wijzig [naam van module]’ bijvoorbeeld ‘Wijzig Openingstijden’. Als je hierop klikt wijzig je de module zelf. Als je deze module wil verwijderen, verplaatsen of een andere module in de plaats wil zetten druk je dus op de drie stippen achter aan de regel.
Ben je klaar met wijzigen? Klik dan op Wijzigingen opslaan. Je krijgt vervolgens deze melding om je nieuwe belplan te activeren.
Tips
- We raden je aan om de beller niet langer dan 30 seconden te laten wachten voor hij iemand aan de lijn krijgt.
- Het schakelen naar een extern nummer (bijvoorbeeld 06) heeft een opzettijd. Naar mobiel is deze ongeveer 5 seconden en naar een vast nummer ongeveer 2. Houd hier rekening mee in het Belplan.
- Als een VoIP-account niet bereikbaar is of op DnD (Do Not Disturb) staat, schakelt hij automatisch door naar de volgende stap. Wanneer het bewuste account in een Belgroep zit, dan gaan de overige toestellen gewoon over.
Meer weten?
Het belplan heeft oneindig veel mogelijkheden. Wil je dingen uitproberen zonder je nummer ‘uit de lucht’ te halen? Maak dan een Belplan-extensie aan. Hiermee kun je zelf uitproberen hoe je je organisatie optimaal bereikbaar maakt. Deze belplan-extensies zijn vervolgens weer te selecteren in het belplan van je telefoonnummer.
Updates
Wij werken constant aan ons platform en andere producten. Wil je op de hoogte blijven van alle updates, check voys.nl/updates.
Verbeteringen
Wij ontwikkelen voor en met jou als klant. Hierbij wordt alle feedback gewaardeerd. Heb je zelf een suggestie hoe wij onze producten kunnen verbeteren, check dan voys.nl/verbeteringen.