Wat is een belgroep?
Wil je dat meerdere bestemmingen (VoIP-telefoons, de app, webphone en/of mobiele telefoons) tegelijk overgaan? Dan is de belgroep-functie je oplossing. Deze handleiding legt uit hoe je een belgroep aanmaakt in admin en hoe je 'm integreert in je belplan om de functie te activeren.
Beheer: Een belgroep aanmaken
- Ga naar Belgroepen.
- Klik op Toevoegen.
Je kunt nu de belgroep-module aanpassen naar je wens. Lees hieronder wat je opties zijn.
- Intern nummer (toestel)
- Omschrijving
- Belmethode
- Negeer doorschakelen
Met het interne nummer kun je snel contact maken met de hele belgroep, zodat je altijd een beschikbaar teamlid bereikt voor snelle en effectieve klantenondersteuning.
Voeg een omschrijving toe aan de belgroep, zodat je makkelijk ziet welke collega's in welke groep zitten.
Er zijn twee opties voor het verwerken van inkomende gesprekken:
De slimme volgorde van rinkelen zorgt ervoor dat het inkomende gesprek bij de collega terechtkomt die het beste kan helpen. In belgroepen met deze methode zijn gesprekken vaak korter en worden er minder gesprekken doorverbonden.
Bij deze methode worden alle mensen in de belgroep tegelijk gewaarschuwd. Degene die als eerste opneemt, spreekt met de klant.
We raden aan deze optie te gebruiken om doorschakelen op VoIP-telefoons te voorkomen. Zo blijft elk geselecteerd lid van de belgroep altijd bereikbaar voor gesprekken, en worden oproepen naar de juiste teamleden gestuurd zonder dat ze elders worden doorgeschakeld.
Type gespreksbevestiging
Deze functie zorgt ervoor dat klanten niet in de voicemail van je mobiele provider belanden. Er zijn drie opties:
- Gespreksbevestiging is uitgeschakeld.
- Er is een kans dat de klant in je voicemail belandt.
- Als je een oproep op een extern nummer ontvangt, hoor je eerst de melding: "Druk op 1 om dit gesprek aan te nemen."
- Zo wordt het gesprek niet beantwoord door de voicemail van je mobiele provider.
- We raden aan dit in te schakelen als je mobiele of vaste nummers in een belgroep hebt.
- Vergelijkbaar met de standaardoptie, maar je kunt je eigen melding opnemen of een andere taal kiezen.
- Nadat je het gesprek aanneemt, luister je naar je eigen toegevoegde melding en druk je op 1. Daarna krijg je de beller aan de lijn. Dit is handig als je meerdere bedrijfsnamen hebt, zodat je weet welk bedrijf werd gebeld.
- Berichtinstellingen: kies je taal
- Druk op 1 om dit gesprek aan te nemen: hier kun je de standaardmelding "Druk op 1 om dit gesprek aan te nemen" vervangen door een eigen melding.
- Niet meer beschikbaar: hier kun je de standaardmelding "Niet meer beschikbaar" vervangen door een eigen melding
- Bestemmingen Onder Bestemmingen kun je precies aangeven wat je wilt toevoegen aan de belgroep. Lees hieronder de gedetailleerde beschrijvingen om elke optie beter te begrijpen.
- Een VoIP-account in het belplan stuurt gesprekken altijd naar een specifiek apparaat, of dat nu een bureautelefoon, de webphone, een andere softphone of een app is.
- Als je wilt voorkomen dat het apparaat rinkelt zonder het belplan aan te passen, kun je de bureautelefoon, app of webphone op Niet storen zetten.
- Ook wel SIP-trunks of trunk-accounts genoemd. VoIP-trunks worden geconfigureerd in een VoIP-PBX en zorgen voor registratie op de Voys-servers.
- Deze optie wordt gebruikt als je een eigen VoIP-telefoonsysteem hebt.
- Met de functie Vast/Mobiel kun je een eindpunt toevoegen zodat je zakelijke telefoonnummer kan worden doorgeschakeld.
- Zoals de naam al zegt, kun je gesprekken doorschakelen naar zowel vaste als mobiele nummers.
- Een gebruikersaccount toevoegen aan het belplan betekent dat een specifiek persoon wordt gebeld.
- De gebruiker kan zelf het eindpunt kiezen, zoals het apparaat waarop hij of zij op dat moment gesprekken wil ontvangen.
- Elke gebruiker kan maximaal drie VoIP-accounts gebruiken, waardoor ze kunnen wisselen tussen een bureautelefoon, webphone of app.
- Daarnaast kunnen gebruikers hun eigen mobiele telefoonnummer of elk ander vast of mobiel nummer toevoegen voor doorschakelen.
- Als ze niet bereikbaar willen zijn, kunnen gebruikers hun eindpunt op Offline, Niet storen of alleen beschikbaar voor collega's zetten.
Klik op Opslaan. Je hebt nu een belgroep aangemaakt.
Belplan: Een belgroep toevoegen
- Klik op Belplannen.
- Selecteer het telefoonnummer waar je de belgroep aan wilt toevoegen.
- Klik op Belplan wijzigen.
- Klik op Stap toevoegen waar je wilt dat de belgroep rinkelt.
- Zoek in het eerste dropdown menu naar Belgroep.
- Kies in het tweede dropdown menu de belgroep die je wilt toevoegen.
- Beltijd is het aantal seconden dat de bestemmingen in de belgroep rinkelen voordat de beller naar de volgende stap in het belplan gaat.
- Klik op Bevestigen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
- Klik op Opslaan.
De belgroep is nu actief in het belplan en dus live.
Filter: in welke groep zit je?
Je kunt ook de filterzoekfunctie in de belgroepmodule gebruiken om te zoeken in welke belgroep(en) jij, of je collega, zit.
Vul het bestemmingstype in: Gebruikers, VoIP-accounts of Vast/Mobiel doorschakelingen, selecteer de bestemming die je wilt controleren en klik op zoeken.
Geen resultaten? Dit kan komen doordat je op je VoIP-account hebt gezocht terwijl je gebruiker in de belgroep staat geselecteerd—of andersom natuurlijk!
Veelgestelde vragen
Om verwarring te voorkomen, kies je een intern nummer voor een belgroep dat met een ander cijfer begint dan je VoIP- en gebruikersaccounts. Zo is elk type nummer makkelijk te onderscheiden.
De "Druk op 1 om aan te nemen" functie voorkomt dat gesprekken naar de voicemail van je mobiele provider gaan, tenzij je deze uitschakelt. Om deze prompt te vermijden, stel je de beltijd van de belgroep korter in dan de activeringstijd van je mobiele voicemail, zodat ons platform het gesprek kan terughalen voordat de voicemail aanslaat.
Om ervoor te zorgen dat er maar één toestel tegelijk rinkelt, voeg je een wachtrij met de Round Robin instelling toe aan je belplan. Deze configuratie laat de toestellen één voor één rinkelen.
Gerelateerde pagina's
