Wat is een belgroep?
Wil je dat meerdere bestemmingen (VoIP-telefoons, de app, Webphone en/of mobiele telefoons) tegelijk overgaan? Dan is de belgroepfunctie je oplossing. Deze uitleg laat zien hoe je een belgroep aanmaakt in beheer en deze integreert in je belplan om de functie te activeren.
Beheer: Een belgroep aanmaken
- Ga naar Belgroepen.
- Klik op Toevoegen.
Je kunt nu de belgroep naar je eigen wens instellen. Lees hieronder wat je opties zijn.
- Intern nummer (toestel)
- Beschrijving
- Belmethode
- Doorschakelen negeren
Met het interne nummer kun je snel contact leggen met de hele belgroep, zodat je klanten altijd prompt geholpen worden door een beschikbaar teamlid.
Voeg een beschrijving toe aan de belgroep, zodat je makkelijk ziet welke collega's in welke groep zitten.
Er zijn twee opties voor het afhandelen van inkomende oproepen:
De slimme volgorde zorgt ervoor dat het gesprek terechtkomt bij de collega die de beller het beste kan helpen. In belgroepen met deze methode duren gesprekken vaak korter en worden er minder doorverbonden.
Bij deze methode worden alle leden van de belgroep tegelijk gewaarschuwd. Degene die als eerste opneemt, spreekt de klant.
We raden aan deze optie te gebruiken om doorschakelen op VoIP-telefoons te voorkomen. Zo blijft elk gekozen lid van de belgroep altijd bereikbaar voor oproepen, zonder dat gesprekken elders naartoe worden doorgeschakeld.
Type gespreksbevestiging
Deze functie zorgt ervoor dat klanten niet in de voicemail van je mobiele provider terechtkomen. Er zijn drie opties:
- Gespreksbevestiging is uitgeschakeld.
- De kans bestaat dat de klant in je voicemail terechtkomt.
- Bij een oproep naar een extern nummer hoor je eerst de melding: "Druk op 1 om dit gesprek te aanvaarden."
- Zo wordt het gesprek niet beantwoord door de voicemail van je mobiele provider.
- We raden aan dit in te schakelen als je mobiele of vaste nummers in een belgroep hebt.
- Vergelijkbaar met de standaardoptie, maar je kunt je eigen melding opnemen of een andere taal kiezen.
- Als je de oproep aanneemt, luister je naar je eigen melding en druk je op 1. Daarna krijg je de beller aan de lijn. Dit is handig als je meerdere bedrijfsnamen hebt, zodat je weet welk bedrijf gebeld werd.
- Meldingsinstellingen: kies je taal
- Druk op 1 om dit gesprek aan te nemen: hier kun je de standaardmelding "Druk op 1 om dit gesprek aan te nemen" vervangen door een eigen melding.
- Niet meer beschikbaar: hier kun je de standaardmelding "Niet meer beschikbaar" vervangen door een eigen melding
- Bestemmingen Onder Bestemmingen kun je precies aangeven wat je in de belgroep wilt opnemen. Lees hieronder de gedetailleerde beschrijvingen van elke bestemmingsoptie.
- Een VoIP-account in het belplan stuurt gesprekken altijd naar een specifiek apparaat, of dat nu een bureautelefoon, de Webphone, een andere softphone of de app is.
- Wil je voorkomen dat het apparaat overgaat zonder het belplan aan te passen? Zet dan de bureautelefoon, app of Webphone op Niet storen.
- Ook wel SIP-trunks of trunkaccounts genoemd. VoIP-trunks worden geconfigureerd in een VoIP-centrale en zorgen voor registratie op de servers van Voys.
- Deze optie gebruik je als je een eigen VoIP-telefooncentrale hebt.
- Met de functie Vast/Mobiel voeg je een eindpunt toe, zodat je zakelijke telefoonnummer kan worden doorgeschakeld.
- Zoals de naam al zegt, kun je gesprekken doorschakelen naar zowel vaste als mobiele nummers.
- Als je een gebruikersaccount toevoegt aan het belplan, wordt een specifiek persoon gebeld.
- De gebruiker kiest zelf een eindpunt, zoals het apparaat waarop hij of zij op dat moment gebeld wil worden.
- Elke gebruiker kan tot drie VoIP-accounts gebruiken en zo schakelen tussen een bureautelefoon, Webphone of app.
- Daarnaast kunnen gebruikers hun eigen mobiel telefoonnummer of een ander vast of mobiel nummer toevoegen om gesprekken door te schakelen.
- Wil een gebruiker even niet bereikbaar zijn? Dan kan hij of zij het eindpunt op Offline, Niet storen of alleen beschikbaar voor collega's zetten.
Klik op Opslaan. Je hebt nu een belgroep aangemaakt.
Belplan: Voeg een belgroep toe
- Klik op Belplannen.
- Selecteer het telefoonnummer waar je de belgroep aan wilt toevoegen.
- Klik op Belplan wijzigen.
- Klik op Stap toevoegen waar je wilt dat de belgroep overgaat.
- Zoek in het eerste dropdown menu naar Belgroep.
- Kies in het tweede dropdown menu de belgroep die je wilt toevoegen.
- Beltijd is het aantal seconden dat de bestemmingen in de belgroep overgaan voordat de klant naar de volgende stap in het belplan wordt doorgeschakeld.
- Klik op Bevestigen.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
- Klik op Opslaan.
De belgroep is nu actief in het belplan en daarom live.
Filter: in welke groep zit je?
Je kunt ook het filter in de belgroepmodule gebruiken om te zoeken in welke belgroep(en) jij, of je collega, zit.
Vul het bestemmingstype in: Gebruikers, VoIP-accounts of Vast/Mobiel, selecteer de bestemming die je wilt controleren en klik op zoeken.
Zie je geen resultaten? Dit kan komen doordat je op je VoIP-account hebt gezocht terwijl je gebruiker is geselecteerd in de belgroep—of natuurlijk andersom!
FAQ
Om verwarring te voorkomen, kies je voor een belgroep een intern nummer dat begint met een ander cijfer dan je VoIP- en gebruikersaccounts. Zo is elk type nummer makkelijk te onderscheiden.
De "Druk op 1 om te accepteren" melding voorkomt dat gesprekken naar de voicemail van je mobiele provider gaan, tenzij je deze uitschakelt. Om deze melding te vermijden, stel je de beltijd van de belgroep korter in dan de activeertijd van je mobiele voicemail, zodat ons platform het gesprek kan ophalen voordat de voicemail wordt geactiveerd.
Om ervoor te zorgen dat er maar één toestel tegelijk overgaat, voeg je een wachtrij met de Round Robin instelling toe aan je belplan. Deze configuratie zorgt ervoor dat toestellen één voor één overgaan.
