n8n: gespreksopnames, transcripties en samenvattingen loggen

• Voys Intelligence en gespreksopname beide ingeschakeld.
• Een werkende instantie van n8n.
• Technische kennis
• Begrijpen hoe de gespreksnotificaties werken
• deze ingeschakeld hebben in Freedom
• Basiskennis van API's, meer specifiek onze get call transcription API en de api's van de systemen die je wilt gebruiken!

In deze node (webhook) luisteren we naar gespreksnotificaties door de data van Freedom naar onze N8N instantie te sturen. Hiervoor moet je de link van N8N toevoegen in de gespreksnotificaties in Freedom. Zo worden alle gespreksnotificaties voor alle nummers en alle gesprekken (uitgaand + inkomend) naar N8N gestuurd).

‣

N8N: kopieer hier de webhook url

‣

Freedom: plak hier de webhook url

De automatisering downloadt de opname direct van de Voys API, en daar is een token voor nodig.

• Open de workflow in n8n
• Klik op de Download recording node
• Authentication: Generic credential type
• Generic auth type: Bearer auth
• Bearer auth: create new
• Geef het een naam, en kopieer je token uit je persoonlijke instellingen in Freedom naar het Bearer token veld

Open de workflow in n8n en je ziet vijf grijze boxen. Hier staat elke node op volgorde.

1 Route by event

• Listen to call notifications — de webhook. Vangt elke gespreksgebeurtenis die Voys stuurt: rinkelen, ophangen, opname, transcript, samenvatting.
• Switch — leest status en kiest een route. ringing en in-progress stoppen hier met opzet.

2 Recording → Slack

• Download recording — haalt de WAV op van de Voys API. Probeert een paar keer opnieuw, omdat een opname niet altijd meteen klaar is als een gesprek eindigt.
• Upload recording to Slack — zet dat audiobestand direct in het channel.

3 Transcript → Claude

• Send to Claude — geeft de transcriptietekst aan Claude en vraagt om de datums, namen, nummers en actiepunten.

4 Remember who called

• Extract customer number — berekent welke kant van het gesprek de klant is: het nummer dat we belden bij uitgaand, het nummer dat ons belde bij inkomend.
• Store call number — slaat dat nummer op tegen het call_id, zodat de andere routes het later kunnen vinden.

5 Post & log to HubSpot

• Build event — het ontmoetingspunt. Alle drie de routes komen hier aan, en het schrijft één Slack-bericht en één notitie, ongeacht welke gebeurtenis het triggerde.
• optional: post call id and notify call recording is ready — post dat bericht naar Slack.
• Look up call number — pakt het call_id en vindt het telefoonnummer dat stap 4 heeft opgeslagen.
• Find HubSpot contact — zoekt in HubSpot naar een contact met dat nummer.
• Get contact's company — volgt dat contact naar het bedrijf waar het bij hoort.
• Create HubSpot note — schrijft de notitie op de tijdlijn van dat bedrijf.