Slack voor gemiste gesprekken

Slack voor gemiste gesprekken met Zapier

Wil je een notificatie in Slack krijgen als iemand een gesprek mist? Met de gespreksnotificaties en een handje hulp van Zapier of een ander automatiseringsplatform regel je dat in een paar minuten. Het systeem stuurt een webhook als een gesprek niet wordt opgenomen, en Zapier maakt daar een bericht van in je Slack-kanaal of DM.

Hieronder vind je een stap-voor-stap uitleg om je VoIP-omgeving te koppelen aan Slack met een custom webhook.

Zapier

Ga naar Zapier en kies Create a new Zap
Klik op Webhooks onder Built in tools

Kies dan Catch hook en klik op Continue

In het Set up trigger scherm, klik op Continue

Kopieer de URL

Portal

Klik in de telefoniebeheeromgeving op Gespreksnotificaties onder Integratie en klik dan op toevoegen
Voer een omschrijving in, bijvoorbeeld 'Slack integratie'
Kies bij service voor Custom
Voer bij het veld Webhook URL de URL in die je van Zapier hebt gekopieerd. Sla daarna de gespreksnotificatie op.

Bel nu een van je telefoonnummers. De gespreksnotificaties werken voor de hele klantomgeving en niet per telefoonnummer.

Zapier

Zodra je gebeld hebt, klik je in Zapier op Test trigger.

Zapier geeft nu aan dat er een verzoek is gevonden.

Kies in stap 2 een filter onder Built in tools

Selecteer in de volgende stap only continue if en klik op de knop Save + Continue

Deze stap is voor iedereen anders. In de Filter Setup and Testing stap geef je aan welke telefoonnummers je wilt filteren. Je kunt dit ook voor het hele bedrijf instellen. We leggen die situatie hieronder uit.

Als een gesprek niet wordt opgenomen, zijn er twee redenen die via de gespreksnotificatie kunnen worden verzonden. Dit zijn:

busy: De lijn is bezet
no-answer: Er werd niet opgenomen

We gaan dit nu invullen en vervolgens het filter testen.

Kies in het eerste veld Reason en in het tweede veld (Text) Contains en type in het derde veld no-answer

Klik dan op + Or

Kies in de volgende 2 velden dezelfde opties, maar voer nu in het derde veld busy in

en klik op Continue

Nadat het filter is ingesteld, moet er nog een stap worden toegevoegd en een 'action app' geselecteerd. Hier kies je voor Slack.

Vervolgens kun je kiezen uit meerdere opties, maar de meest gebruikte zijn:

Een Send Direct message versturen
Een Send Channel message versturen

Kies de optie die het beste past bij de organisatie.

Zodra je hier een keuze hebt gemaakt, kan het nog nodig zijn om Slack te koppelen met Zapier:

Selecteer de Zapier->Slack verbinding
Geef in de volgende stap aan naar welke Slack-gebruikersnaam of Slack-kanaal het bericht moet worden gestuurd

Voer in het veld Message text in: Gemist gesprek van.
Om het telefoonnummer van het gemiste gesprek te tonen, type je bij Insert Data 'Caller number' wat zichtbaar wordt als het Message text veld wordt geactiveerd.
Selecteer Caller Number