Slack voor gemiste gesprekken

Slack voor gemiste oproepen met Zapier

Wil je een notificatie in Slack krijgen als iemand een oproep mist? Met de gespreksnotificaties feature en een beetje hulp van Zapier of een ander automatiseringsplatform regel je dat binnen een paar minuten. Het systeem stuurt een webhook als een gesprek niet wordt opgenomen, en Zapier maakt daar een bericht van in je Slack-kanaal of DM.

Hieronder vind je stap-voor-stap instructies om je VoIP-omgeving te koppelen met Slack via een custom webhook.

Zapier

Ga naar Zapier en kies Create a new Zap
Klik op Webhooks onder Built in tools

Kies dan Catch hook en klik op Continue

Klik in het Set up trigger scherm op Continue

Kopieer de URL

Portaal

Klik in de telefoniebeheeromgeving op Gespreksnotificaties onder Integratie en klik daarna op toevoegen
Vul een omschrijving in, bijvoorbeeld 'Slack integratie'
Kies bij service Custom
Vul bij het veld Webhook URL de URL in die je hebt gekopieerd uit Zapier. Sla daarna de gespreksnotificatie op.

Bel nu naar een van je telefoonnummers. De gespreksnotificaties werken voor de hele klantomgeving en niet per telefoonnummer.

Zapier

Zodra je hebt gebeld, klik je op Test trigger in Zapier.

Zapier geeft nu aan dat er een verzoek is gevonden.

Kies in stap 2 een filter onder Built in tools

Selecteer in de volgende stap only continue if en klik op de Save + Continue knop

Deze stap is voor iedereen anders. In de Filter Setup and Testing stap geef je aan voor welke telefoonnummers je wilt filteren. Het is ook mogelijk om dit voor het hele bedrijf in te stellen. We leggen die situatie hieronder uit.

Als een gesprek niet wordt opgenomen, kunnen er twee redenen worden meegegeven via de gespreksnotificatie. Dit zijn:

busy: De lijn is bezet
no-answer: Er werd niet opgenomen

We gaan dit nu invullen en daarna dit filter testen.

Kies in het eerste veld Reason en in het tweede veld (Text) Contains en typ in het derde veld no-answer

Klik daarna op + Or

Kies in de volgende 2 velden dezelfde opties, maar vul nu busy in bij het derde veld

en klik op Continue

Nadat het filter is ingesteld, moet er nog een extra stap worden toegevoegd en een 'action app' geselecteerd. Hier kies je Slack.

Vervolgens kun je kiezen uit meerdere opties, maar de meest gebruikte zijn:

Een Send Direct message versturen
Een Send Channel message versturen

Kies de optie die het beste bij de organisatie past.

Zodra je hier een keuze hebt gemaakt, kan het nog nodig zijn om Slack te koppelen met Zapier:

Selecteer de Zapier->Slack verbinding
Geef in de volgende stap aan naar welke Slack-gebruikersnaam of Slack-kanaal het bericht gestuurd moet worden

Vul bij het veld Message text Gemiste oproep van in.
Om het telefoonnummer van de gemiste oproep te tonen, typ je bij Insert Data 'Caller number' in, wat zichtbaar wordt als het Message text veld actief is.
Selecteer Caller Number