Wat kan de receptionistengroep?

De auto attendants hebben een ingebouwd menu voor kantooruren en buiten kantooruren. Hoewel dit voor de meeste situaties voldoende is, is het ook nuttig om andere groepsopties te hebben op basis van het tijdstip van de dag. Hiervoor gebruik je de receptionistengroepen.

Heb jij een werkdag van 8:00 tot 17:00 ingesteld, maar je wil op sommige momenten dat er eerst een andere groep collega’s de telefoon opneemt, dan kan je deze groep instellen. Als jijzelf bijvoorbeeld op woensdag- en vrijdagmiddag minder bereikbaar bent, kan je ervoor zorgen dat een collega eerst de telefoon opneemt.

Hoe voeg je een receptionistengroep toe?

• Login in Blue Connect.
• Klik op Auto Attendant.
• Klik op het telefoonnummer waar jij een receptionistengroep aan toe wil voegen.
• Klik op Receptionisten.
• Klik op Receptionistengroep aanmaken.

• Bij Naam vul je in hoe de groep moet heten.
• Bij Schermnaam kan je invullen wat jij op jouw telefoon wil zien.
• Bij Time-out geef je aan hoelang deze groep af moet gaan, voor hij terugvalt op de auto attendant die je hebt ingesteld.
• Bij Schema geef je de tijden aan dat deze groep actief moet zijn. Je kan een weekdag aangeven en 24/7 als je tijdelijk de telefonie om wil zetten tot je het bijvoorbeeld weer uitzet. Daarnaast kan je ook een aanpassing invoeren zoals in het voorbeeld hieronder.

• Druk op Wijzigingen opslaan als je klaar bent.
• Nu gaan we de gebruikers toevoegen die in deze groep moeten.
• Gebruiker toevoegen. Klik hierop en voeg alle collega’s toe die in deze groep moeten. Druk op toevoegen. Staat de collega er niet bij? Voeg deze dan eerst toe.
• Voeg telefoonnummer toe. Hier kan je telefoonnummers toevoegen die niet in Blue staat.
• Als je klaar bent, dan druk je op Receptionistengroep aanmaken.

• De receptionistengroep is nu actief en zal gebruikt worden op de tijden die jij hebt aangegeven.

De Receptionistengroep bewerken

Als jij deze groep hebt toegevoegd en daarna er weer op klikt, dan kom je in de bewerkingsmodus. In deze modus kan je nog meer toevoegen.

• Belvolgorde. Hier kan je aangeven in welke volgorde de toestellen af moeten gaan, tegelijk of bijvoorbeeld om de beurt.
• Max. aantal bellers in de wacht. Hier geef je aan wat de maximale aantal bellers zijn. Als dit aantal wordt gehaald, dan wordt de eerst volgende beller naar de time-out functie gestuurd. Lees hieronder wat je dan kan doen.
• Afrondtijd voor receptionisten. Is het aantal seconden nadat jij de vorige call hebt opgehangen die je krijgt voordat je een nieuw telefoontje krijgt aangeboden. Zo heb je tijd om van het vorige gesprek nog zaken te noteren.
• Time-out. Als je deze op 0 seconden zet, dan wordt de klant meteen naar de auto attendant gestuurd. Als je 0< invult, dan is dat het aantal seconden dat eventueel andere mensen in de belgroep nodig worden geprobeerd en als die tijd verstreken is wordt de klant dan doorgezet naar de auto attendant. Deze functie is ook uit te zetten. Daarnaast kan je ook aanzetten dat de time-out toch aanspringt als er geen receptionisten zijn aangemeld.

• Time-out naar. Als doorzetten naar de auto attendant niet meteen is wat je wil, kan je nog een groep collega’s aanmaken om deze klanten naar door te sturen. Zie het als een soort tweede lijn.
• Status.
• Als je op ingeschakeld klikt, dan zet je deze receptionistengroep uit.
• Als je op uitgeschakeld klikt, klik je de groep weer aan.
• Vergeet niet op Wijzigingen opslaan te drukken als je een aanpassing hebt gedaan.