Jouw belplan voorzien van gesproken berichten

Jouw belplan voorzien van gesproken berichten

Een klant belt, maar jij bent al in gesprek. Wat wil jij dat er dan gebeurd? In deze handleiding hebben wij een paar voorbeelden van gesproken berichten die jij zou kunnen toevoegen aan jouw belplan. Zo zorg je ervoor dat jouw klant altijd weet waar ze aan toe zijn.

De klant een melding laten horen

De module Meldingen: Welkom bij bedrijfsnaamMeldingen: Welkom bij bedrijfsnaam gebruik je als jij de klant wil informeren, maar geen informatie terugverwacht van de klant. Hieronder een aantal voorbeelden van verschillende soorten meldingen die jij toe kan voegen aan jouw belplan.

Een welkomstbericht toevoegen

De klant belt jouw zakelijke nummer en ze horen meteen welk bedrijf ze zojuist hebben gebeld: ‘Welkom bij Voys!’.

Beheer: Meldingen
  • Ga naar de Meldingen module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Welkomstmelding’ neer.
  • Bij Geluidsbestand kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw bericht toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
    • Druk op stap toevoegen bovenin het belplan als de melding 24/7 gehoord moet worden.
    • Klik op stap toevoegen onder Tijdens openingstijden om de melding alleen dan af te laten spelen.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Melding.
  • In de tweede voor Welkomstmelding.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een welkomstmelding toegevoegd aan jouw belplan!

Een moment geduld

De klant belt jouw zakelijke nummer en de telefoon is al een aantal seconden overgegaan: ‘Een moment geduld alstublieft, u wordt zo spoedig mogelijk geholpen’.

Beheer: Meldingen
  • Ga naar de Meldingen module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Spoedig geholpen’ neer.
  • Bij Geluidsbestand kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw bericht toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
  • Druk op stap toevoegen onder jouw belgroep, vast/mobiel, VoIP-Account of Gebruikersaccount.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Melding.
  • In de tweede voor Spoedig geholpen.
  • Druk op Bevestigen.
  • Druk nogmaals op stap toevoegen onder de spoedig geholpen melding.
  • In het eerste en tweede dropdown menu kies je voor dezelfde module als boven de spoedig geholpen melding.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een ‘u wordt zo spoedig mogelijk geholpen’ melding toegevoegd aan jouw belplan!
icon
Lees meer over de WachtrijWachtrij module en hoe je daarin een ‘u wordt zo spoedig mogelijk geholpen’ melding kwijt kan die vaker wordt herhaald dan die ene keer.

Wilt u het later weer proberen?

De klant belt jouw zakelijke nummer en de telefoon is al een tijdje aan het overgaan: ‘Op dit moment is het erg druk, wilt u het later nog eens proberen?’.

Beheer: Meldingen
  • Ga naar de Meldingen module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Drukte’ neer.
  • Bij Geluidsbestand kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw bericht toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
  • Druk op stap toevoegen onder jouw belgroep, vast/mobiel, VoIP-Account of Gebruikersaccount.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Melding.
  • In de tweede voor Drukte.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een ‘Drukte’ melding toegevoegd aan jouw belplan!

Een ‘wij zijn gesloten melding’ toevoegen

De klant belt jouw zakelijke nummer buiten de openingstijden: ‘Op dit moment zijn wij gesloten. Wij zijn open van maandag t/m vrijdag van acht tot vijf uur’.

Beheer: Meldingen
  • Ga naar de Meldingen module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Gesloten’ neer.
  • Bij Geluidsbestand kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw bericht toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
  • Druk op stap toevoegen onder Buiten openingstijden.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Melding.
  • In de tweede voor Gesloten.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een ‘wij zijn gesloten’ melding toegevoegd aan jouw belplan!

Een ‘vakantiemelding’ toevoegen

De klant belt jouw zakelijke nummer op een nationale feestdag: ‘Op dit moment zijn wij gesloten vanwege de feestdagen. Wij zijn de eerstvolgende werkdag weer geopend om acht uur’.

Beheer: Meldingen
  • Ga naar de Meldingen module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Feestdagen’ neer.
  • Bij Geluidsbestand kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw bericht toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
  • Druk op stap toevoegen onder Feestdagen.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Melding.
  • In de tweede voor Feestdagen.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een ‘Feestdagen’ melding toegevoegd aan jouw belplan!

De klant een voicemail in laten spreken

De module VoicemailVoicemail gebruik je als jij de klant wil informeren welke informatie jij nodig bent om in te spreken in de voicemail die daarna volgt.

De klant op een later tijdstip terugbellen

De klant belt jouw zakelijke nummer en de telefoon is al een tijdje aan het overgaan: ‘Wij zijn op dit moment niet in de gelegenheid de telefoon aan te nemen. Spreek uw naam en telefoonnummer in en dan bellen wij u zo spoedig mogelijk terug.’

Beheer: Voicemail
  • Ga naar de Voicemail module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Terugbellen’ neer.
  • Bij E-mailadressen zet je het adres neer waar jij de voicemail naartoe gestuurd wilt hebben.
  • Bij Welkomstbericht type klik je op Aangepast.
  • Bij Aangepast bericht kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw voicemail toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
  • Druk op de onderste stap toevoegen in de Tijdens openingstijden stap.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Voicemail.
  • In de tweede voor Terugbellen.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een ‘Terugbellen’ voicemail toegevoegd aan jouw belplan!

De klant terugbellen als je weer open bent

De klant belt jouw zakelijke nummer, maar het bedrijf is al gesloten: ‘Wij zijn op dit moment gesloten. Spreek uw naam en telefoonnummer in en dan bellen wij u de eerst volgende werkdag terug.’

Beheer: Voicemail
  • Ga naar de Voicemail module in Freedom.
  • Druk op Toevoegen.
  • Bij Naam zet je ‘Eerstvolgende werkdag terugbellen’ neer.
  • Bij E-mailadressen zet je het adres neer waar jij de voicemail naartoe gestuurd wilt hebben.
  • Bij Welkomstbericht type klik je op Aangepast.
  • Bij Aangepast bericht kies je voor Voeg geluidsbestand toe…
  • Vink Neem een nieuw geluid op aan.
  • Druk op Start opnemen.
  • Spreek jouw melding in.
  • Druk op Stop opnemen.
  • Beluister jouw bericht. Is het niet goed? Druk weer op Start opnemen.
  • Is het gelukt? Druk op Opslaan.
Belplannen
  • Ga in Freedom naar de Belplannen pagina.
  • Klik op het belpan waarin jij jouw voicemail toe wil voegen.
  • Klik op Belplan wijzigen.
  • Druk op de onderste stap toevoegen in de Buiten openingstijden stap.
  • In het eerste dropdown menu kies je voor Voicemail.
  • In de tweede voor Eerstvolgende werkdag terugbellen.
  • Druk op Bevestigen.
  • image
  • Klik op Wijzigingen opslaan.
  • Klik op Opslaan.
  • Je hebt nu een ‘Eerstvolgende werkdag terugbellen’ voicemail toegevoegd aan jouw belplan!

Ik wil zelf geen geluiden inspreken

Download gratis professionele meldingen

Om je op weg te helpen, hebben we een aantal professioneel opgenomen meldingen voor je die je direct kunt gebruiken.

icon
Klik hier voor een kleine selectie meldingen

Een bericht door een (semi) professional in laten spreken

Mocht je het niet zelf in willen spreken en is de juiste melding niet te vinden in onze Google Drive folder? Vul dan voys.nl/inspreken in om tegen betaling een melding in te laten spreken.

💡
Ik heb feedback op jullie hulppagina’s.

Updates

Wij werken constant aan ons platform en andere producten. Wil je op de hoogte blijven van alle updates, check voys.nl/updates.

Verbeteringen

Wij ontwikkelen voor en met jou als klant. Hierbij wordt alle feedback gewaardeerd. Heb je zelf een suggestie hoe wij onze producten kunnen verbeteren, check dan voys.nl/verbeteringen.